A digitális archiválás jelentősen csökkenti a vállalatok költségeit

Az EAD Digital – a Romániában is jelen lévő, portugál digitális archiválási piac legfontosabb szereplője – által szolgáltatott adatok szerint azok a vállalatok, amelyek úgy döntenek, hogy fizikai dokumentumaikat felhőalapú e-dokumentumokká alakítják át, több mint 20%-kal csökkenthetik költségeiket.

Az üzleti folyamatok egyre bonyolultabbá válnak, ezért méginkább szükség van az olyan megoldásokra, amelyek egységesítik és megkönnyítik számunkra az üzleti életet. Számos cégnél azért tartanak a digitalizáció bevezetésétől, mert úgy gondolják, hogy sok erőforrást és költséget igényel. Bár az átállásnak valóban vannak költségei, ám összességében mégis megtakarítással jár. A megtakarítás mértéke elérheti a 20-30%-ot is. Ez az adat nem egy messzi ország kimutatásából származik, hanem a szomszédos Románia üzleti kiadványából.

A koronavírus-világjárvány és az otthonról történő munkavégzés új tendenciája miatt jelentősen nőtt a helyi ipar szerepe Romániában. Emiatt a papírokkal kapcsolatos üzleti folyamatokat megújították és a „papírmentes vállalat” koncepciója a romániai üzleti környezetben is megszokottá vált.

„A digitális archiválás három fő előnnyel jár hatékonyság szempontjából: a vállalati munkafolyamatok, a ráfordított emberi erőforrás, valamint a fizikai archívumok tárolásával kapcsolatos költségek csökkentésével. Például egy olyan vállalatnak, amely több mint 10 éve van jelen a piacon, 50 alkalmazottal, átlagosan 400–500 aktát kell kezelnie, legalább 10 szekrényt vagy akár egy külön irattári helyiséget kell üzemeltetnie, és a munkavállalók többsége minden bizonnyal olyan feladatokat is ellát, mint a papíralapú dokumentumok keresése vagy szkennelése. Általában azok az alkalmazottak, akikre ezeket a feladatokat átruházzák, a számviteli, humánerőforrás- vagy adminisztratív szervezeti egységek munkaerői, és ezek a feladatok szinte kivétel nélkül akadályozzák őket abban, hogy a mindennapi munkájuk során hatékonyak legyenek. A professzionális fizikai és elektronikus archiválási szolgáltatások, valamint a dokumentumkezelő szoftver használata teljesen megszünteti az ezekre a kiegészítő tevékenységekre fordított időt, azonnali hozzáférést biztosít minden vállalati dokumentumhoz, és jelentősen növeli a munka sebességét” - magyarázza Bruno Amaro, az EAD Digital Romania vezérigazgatója.

Egyes ágazatokban (mint például a távközlési-, az energetikai- vagy a banki szektorok), ahol nagy mennyiségű szerződést és számlát kezelnek, viszonylag sok alkalmazottra van szükség kizárólag e dokumentumok feldolgozásához. Ám a digitális archiválás bevezetésekor a vállalatoknak már nem kell további munkavállalót felvenniük az ilyen típusú feladatokra.

Azok a vállalatok, amelyek úgy döntenek, hogy a digitalizáció útjára lépnek, több ezer, vagy akár több százezer eurót spórolhatnak meg, a vállalat sajátosságaitól és méretétől függően. Továbbá üzleti hatékonyságuk nő, hiszen az emberi erőforrásokat az értékes feladatokra csoportosíthatják át a monoton, időigényes feladatokra szánt költségek, valamint az iratok tárolásával kapcsolatos költségek csökkentése révén.

„A digitális archívum segít csökkenteni a fizikai tárolóhelyeket, mivel a vállalatnak már nem kell hosszú távon, évtizedekig, különleges körülmények között megőriznie jelentős mennyiségű papír alapú dokumentumot. Ennek eredményeként a tárolás költségei és az iratok esetleges sérüléséből, eltűnéséből eredő költségek is csökkennek” – Bruno Amaro, az EAD Digital Romania vezérigazgatója.

A vállalat digitális archívuma a humánerőforrás-osztály által használt dokumentumokat (munkaszerződések) a kereskedelmi osztály által használt iratokig (számlák, szerződések) tartalmazhatja. Minden dokumentumot egy biztonságos felhőben tárolnak, és internetkapcsolat segítségével a kiválasztott személyek bármikor hozzáférhetnek ezekhez a fontos iratokhoz a világ bármely pontjáról.


„Minden munkavállaló csak a munkavégzés helye szerinti szervezeti egységre vonatkozó dokumentumokat tekintheti meg. A humánerőforrás-alkalmazottak csak munkaszerződéseket láthatnak, míg a kereskedelmi alkalmazottak csak számlákhoz és ügyfelekkel kapcsolatos szerződésekhez férhetnek hozzá. Dokumentumkezelő alkalmazásunk speciális funkcióinak segítségével a vezetők bármikor láthatják az egyes alkalmazottak tevékenységét, az alkalmazásban töltött időt, a megtekintett és letöltött dokumentumokat.”, magyarázza Liviu Zamfir, az EAD Digital Romania ügyvezető igazgatója és az archívumkezelés román szakértője.

Hogyan segít Önnek a GS1?

A globális, több, mint 100 országban jelen lévő GS1 célja egy összehangolt, digitalizált kereskedelmi környezet kiépítése az egész világon. A szabványok segítenek, hogy egy „közös nyelvet” beszéljünk partnereinkkel és ezáltal nőjön a termékforgalom és az átláthatóság a különböző ellátási láncokban. A digitalizáció elengedhetetlen a vállalkozások versenyképességének megőrzése érdekében – ehhez adnak támpontot a szabványaink.

Tegye Ön is hatékonyabbá folyamatait a GS1 segítségével!

Kérje munkatársaink segítségét az alábbi elérhetőségeken!

1139 Budapest, Fáy u. 1/B

Tel.: +36 1 237 7240

E-mail: info@gs1hu.org

Forrás: https://business-review.eu/business/digital-archiving-reduces-companies-costs-with-more-than-20-218376?utmR