Gyakran Ismételt Kérdések
I. Regisztráció, GS1 jogviszony létesítése
1. Regisztráció szükségessége
A GS1 Magyarország Általános Üzleti Feltételeinek 1. sz. Szolgáltatásjegyzék melléklete tartalmazza azokat a szolgáltatásokat, melyek felhasználása esetén csatlakozni szükséges a GS1 rendszerhez. Felhasználás alatt értendő pl. a GS1 szabvány vagy más GS1 rendszer elem bármilyen terjedelmű alkalmazása, ideértve különösen, de nem kizárólagosan a nyitott- vagy zárt rendszerű azonosítást, a jelképpel történő feltüntetést (pl. GS1 vonalkóddal, vagy RFID technológiával), az adatgyűjtést (pl. GS1 vonalkódok, vagy kétdimenziós GS1 kódok leolvasását), az adatmegosztást (pl.: GS1 EDI).
Egy termékre abban az esetben szükséges GS1 azonosítószámot elhelyezni, illetve az azonosító számot GS1 jelképben megjeleníteni, amennyiben az üzleti partner, ahová a terméket beszállítja, vagy esetleg jogszabály megköveteli azt. Az ellátási lánc folyamatokban (szállítás, raktározás, eladás, stb.) az egész világon széleskörűen elterjedt a vonalkódok használata, mivel az nagymértékben növeli a hatékonyságot.
A GS1 szabványok alkalmazása az üzleti élet, az ellátási lánc szereplői által megkövetelt és meghatározott igények szerint történik. Adott esetben bizonyos szektorok (pl. egészségügy, stb.) előírhatják a GS1 szabványok kötelező alkalmazásba vételét.
Tudjon meg többet a GS1 iparági megoldásairól a főmenü MEGOLDÁSOK menüpontjára kattintva!
Amennyiben, pl. e-rendeléshez, e-számlázáshoz, stb. GLN számra van szüksége, akkor GS1 jogviszony létesítése, illetve a szolgáltatás igénybevételéig annak fenntartása szükséges a GS1 Magyarországgal.
Csak abban az esetben szükséges a GS1 rendszerhez csatlakozni, ha a könyvek gyűjtőcsomagolását is azonosítani szeretné, vagy van más terméke is, pl. CD, melyet szintén azonosítani szükséges. Ebben az esetben kötelező a regisztráció és GS1 Cégprefix igénylése.
2. Regisztráció lépései
Amennyiben bármilyen GS1 azonosító kulcsot szeretne képezni, pl. GTIN termékazonosító számot, illetve feltüntetni azokat bármilyen adathordozóval, pl. EAN vonalkód jelképpel, akkor GS1 Cégprefix igénylése céljából csatlakozni kell a GS1 rendszerhez és GS1 jogviszonyt szükséges létesíteni a GS1 Magyarországgal.
Regisztráció előtt az alábbi lépéseket célszerű átgondolni.
1. Becsülje meg, hogy nagyságrendileg hányféle különböző terméket szükséges azonosítani, vagy esetleg más GS1 azonosító kulcsot létrehozni
2. A becslés alapján döntse el, hogy melyik GS1 Cégprefix tartomány elegendő
3. Töltse ki honlapunkon az online adatlapot és regisztráljon, igényelje meg a szükséges GS1 Cégprefixet
A GS1 Magyarország honlapján online regisztrációval kezdeményezheti a GS1 rendszerhez történő csatlakozást. A folyamat lépései részletesen leírva megtalálhatók a megadott linken.
Amennyiben az online regisztráció során megadott adatai rögzítését és azok elpostázását követően nem érkezik meg e-mailben a Licenc Szerződés, kérjük lépjen kapcsolatba Ügyfélszolgálatunkkal. Az ügyfélszolgálat elérhetőségei az alábbi linken találhatók meg.
Online regisztrációra kizárólag azoknak a magyar adószámmal rendelkező cégeknek, illetve egyéni vállalkozásoknak van lehetőségük, akik korábban nem álltak kapcsolatban a GS1 Magyarországgal. Kérjük, használja a honlapunkon található ’OFFLINE regisztráció’ lehetőséget. A folyamat lépései részletesen leírva megtalálhatók a megadott linken.
Amennyiben cége nem Magyarországon lett bejegyezve, úgy a honlapunkon található Offline regisztrációs lehetőséggel tud GS1 jogviszonyt létesíteni a GS1 Magyarországgal. A Licenc szerződéshez mellékelni szükséges a cég hatályos cégkivonatának másolatát és az adószám hatóság általi kiadásának igazolását angol, vagy magyar nyelven.
A regisztráció, abban az esetben, ha a Licenc Szerződésben rögzített adatok helyesek, az adatok és a Licenc Szerződés beérkezését követő 2 munkanapon belül megtörténik, illetve kiállításra kerül a regisztrációs és licencdíjakról szóló számla. A számla pénzügyi teljesítését, a megfizetett díjak rögzítését, valamint a cégszerűen aláírt Licenc Szerződés beérkezését követően Társaságunk elektronikus levélben kiküldi az igényelt szolgáltatásokat tartalmazó Igazolást, mely letölthető a honlapunk MyGS1 felületéről is.
A GS1 Cégprefix hazánkban egy olyan 6–10 számjegy hosszúságú karaktersor, amely egyértelműen azonosítja azt a jogi személyt, aki számára kiadásra került. Minden GS1 Azonosító kulcs a GS1 Cégprefixből kerül képzésre, ahol éppen a GS1 Cégprefix biztosítja minden egyes terméket azonosító GTIN, vagy más GS1 Azonosító kulcs egyediségét. A GS1 Cégprefix a GS1 adatstruktúra része, a GS1 által kezelt GS1 Prefixből és a GS1 Tagszervezet, mint pl. GS1 Magyarország által kiadott Beépülő számból áll.
A GS1 Cégprefix tizenkét különböző, egymással teljesen egységes rendszert alkotó GS1 Azonosítószám típus képzését teszi lehetővé. Részletes leírást a „Korlátlan azonosítási lehetőségek a GS1 szabvány segítségével” című kiadvány tartalmaz, melyet jelszóval védett MyGS1 oldalunkon teszünk elérhetővé regisztrált GS1 Partnereink számára.
A GS1 Prefix egy három számjegyű szám, amelyet a GS1 AISBL nemzetközi szervezet kezel, és amelyet a GS1 Tagszervezeteknek osztottak ki, pl. Magyarország ország prefixe az 599. A GS1 Prefixek egy kisebbik hányada speciális alkalmazási területekhez kapcsolódik, mint pl. belső, zártrendszerű azonosítás a 200-299 GS1 prefix alkalmazásával.
Ebben az esetben lehetőség van további GS1 Cégprefix igénylésére, az ehhez szükséges adatlapot a GS1 Magyarország ügyfélszolgálata küldi meg. Az igényelt Cégprefix licenckódjának lejárata megegyezik a cég által igénybe vett többi szolgáltatás licenckódjának lejáratával.
Bármennyi GS1 Cégprefix igényelhető, de célszerű egy darab, megfelelő számtartománnyal rendelkező (elegendő egyedi azonosítószám képzésére alkalmas) Cégprefixet regisztrálni. A Cégprefix hosszúsága attól függ, hogy hány különböző terméket, vagy más GS1 Azonosító kulcsot szeretnének azonosítani.
A vállalkozások által a termékekhez rendelt GTIN-13-as azonosító számokra, illetve az adott termékhez tartozó adatokra vonatkozóan jelenleg nincs bejelentési kötelezettség. Amennyiben Ön a SzabványMenedzser szoftver segítségével képezi a GS1 azonosító számokat és jelképeket, akkor fontos pár termékadat rögzítése is, mely folyamatosan elérhető lesz, szükség esetén üzleti partnerek részére továbbítható is. A termékadatok kereskedelmi partnerek közötti kommunikációját (szinkronizációját) támogató GS1 megoldás a GDSN, vagyis a Globális Adatszinkronizációs Hálózat. Ennek magyarországi elérhetőségéről folyamatosan tájékoztatjuk partnereinket honlapunk kapcsolódó oldalain, illetve tájékoztatást kérhetnek munkatársainktól.
GTIN-8-as termékazonosító számok igénylése esetén bizonyos termék attribútumok megadása kötelező. Az Igénylő adatlapot kérésére az ügyfélszolgálat küldi meg.
3. Licenc szerződés
A Licenc szerződés a Partner és a GS1 Magyarország között létrejött hivatalos dokumentum - a szerződéscsomag része - mely szabályozza a felek között létrejött jogviszonyt és tartalmazza az igénybe vett szolgáltatásokat. Az offline regisztrációhoz szükséges licenc szerződés elérhető a GS1 Magyarország honlapjának Ügyfélszolgálat menüpontja alatt, míg a konkrét Partner érvényben lévő Licenc szerződése a weboldal MyGS1 menüpontja alatt, a Partner számára kiadott jelszóval védett felületen érhető el bármikor a Partner számára.
A licenckód a Partner által igénybe vett szolgáltatás-csomag elemeit képező egyes szolgáltatásokhoz kapcsolódó egyedi azonosító, amely a Partner számára a jogviszony kezdő napján képződik és annak lejáratáig biztosítja a GS1 Magyarország adott szolgáltatásának igénybevételét, azok korlátozott terjedelmű felhasználását. A licenckód használatának feltétele a regisztrációs,- és licencdíjak megfizetésének szabályszerű, maradéktalan Partner általi teljesítése. A licenckód az igénylésétől számított 365. napon jár le.
4. Díjazás, számlázás
A regisztráció alkalmával fizetendő díj tartalma:
- egyszeri regisztrációs díj
- GS1 rendszer licencdíj 5 kategória szerint
- globális cégprefix regisztrációs díja
A regisztráció és a GS1 szolgáltatások díjtételeit a GS1 Magyarország hatályos Általános Üzleti Feltételei 2. sz. Díjjegyzék melléklete tartalmazza.
A GS1Magyarország által a Partnerrel szemben érvényesített díj mértéke meghatározásának alapjául szolgáló kategória a licenckód kiadásának napját megelőző második lezárt adóévben elért teljes árbevétele [értékesítés nettó árbevétele], gazdálkodó szervezettől eltérő jogalany esetén pedig a más módon igazolható működési bevételek (ú.m. pl. költségvetési, uniós források, saját hatáskörben bármely jogcímen beszedett bevételek) összessége alapján kerül meghatározásra.
A Bevételi Adatok alapjául szolgáló okiratot a Partner köteles annak elkészültétől, létrejöttétől számított 30 napon – de azon Partnerek esetén, amelyeket a Számviteli törvény szerint beszámoló készítési kötelezettség terhel, legkésőbb az erre nézve előírt határidőt követő 15 napon –belül a GS1 Magyarország részére megküldeni. A kategória módosulását a jelszóval védett MyGS1 felület használatával is be lehet jelenteni.
A licenckód a Partner által igénybe vett szolgáltatás-csomag elemeit képező egyes szolgáltatásokhoz kapcsolódó egyedi azonosító, amely a Partner számára a jogviszony kezdő napján képződik, és amely az aktiválása után, a lejáratáig biztosítja a GS1 Magyarország adott szolgáltatásának igénybevételét, azok korlátozott terjedelmű felhasználását. A licenckód aktiválásának feltétele a licencdíj megfizetésének szabályszerű, maradéktalan Partner általi teljesítése. A licenckód az igénylésétől számított 365. napon jár le.
A számla a GS1 rendszer kategória szerinti licencdíját, illetve az igényelt Cégprefix és/vagy GTIN-8-as termékazonosító számok használati díját tartalmazza.
Amennyiben a számla eredeti példánya elveszik, vagy nem érkezik meg, akkor az ügyfélszolgálattól hiteles másolat kérhető. E-számla estén kérhető az e-számla újbóli kiküldése a hivatalosan bejelentett e-számlát fogadó e-mail címre.
GS1 jogviszony megszűntetése esetén a nyitott számlával rendelkező Partner fizetési kötelezettsége továbbra is fennáll. Amennyiben a GS1 szolgáltatásaira továbbra is szükség van, akkor a Licenc szerződés újbóli megkötésével és az új Partnerekre vonatkozó díjak újbóli megfizetésével ismételten jogviszony létesítése szükséges.
5. Igazolás az igényelt szolgáltatásokról
Az Igazolás a GS1 Magyarországtól igényelt licenckódok által igénybe vehető szolgáltatásokat és a licenckódok lejárati dátumát tartalmazza.
Az Igazolás a GS1 Magyarország honlapjának MyGS1 jelszóval védett felületéről tölthető le. A MyGS1 felületre a GLN szervezetazonosító számával, a hivatalosan bejelentett e-mail címével és a Társaságunktól kapott jelszóval (vagy ennek elvesztésekor az önállóan generált új jelszóval) lehet belépni.
6. GS1 jogviszony megszűnése, felmondása
Tudomásul kell venni, hogy a jogviszony felmondását követően az összes GS1 szabvány és GS1 azonosító szám, számtartomány használata megszűnik, a GS1 Magyarország által visszavonásra kerül. A vonalkóddal ellátott termékeket a piacról vissza kell hívni, a GTIN számokat a webes online kereskedelemből és más adatbázisokból is törölni kell, úgy szintén a többi GS1 azonosító számot is, mint pl. GLN szervezetazonosító szám, SSCC, stb.
Fontos, hogy bármilyen GS1 azonosító szám és GS1 jelkép használatát azonnal be kell szüntetni, a GS1 azonosító számok a GEPIR hálózatból is azonnal törlésre kerülnek. Megszűnik továbbá a SzabványMenedzser szoftver használati lehetősége is. A GS1 Magyarország által nyújtott szolgáltatásokról bővebb információ a főmenü SZOLGÁLTATÁSOK menüpontjában található.
Meg kell továbbá győződni arról, hogy nem vesznek részt GS1 alapú (EANCOM és/vagy GS1XML) EDI és/vagy WEBEDI adatcserében, és nem olvasnak le GS1 szabványos vonalkódot vagy más GS1 szabványos azonosítót illetve jelképet.
Amennyiben meggyőződött arról, hogy a GS1 szabványrendszer egyetlen elemét sem használja, úgy a GS1 Magyarországgal létrejött Licenc szerződés felmondással a jövőre nézve bármikor azonnali hatállyal megszüntethető, mely esetben a licenckódja a felmondás közlésével lejárttá válik. A Licenckód lejárata előtt megtett felmondás esetén arányos díjvisszatérítésre nincs lehetőség.
A felmondásnak az eredeti licenckód lejáratáig meg kell érkeznie a GS1 Magyarországhoz annak érdekében, hogy az új licenckód felhasználásához kapcsolódó ellenérték megfizetése alól mentesüljön.
A jogviszony megszüntetése előtt kérjük, hogy vegye fel a kapcsolatot ügyfélszolgálatunkkal és kérje a Felmondási nyilatkozat megküldését. A Felmondási nyilatkozat cégszerű aláírásával és postai úton történő benyújtásával, illetve a felmondás okának rövid indoklásával kezdeményezhető a felmondás. Felmondásként elfogadott bármely írásban megtett nyilatkozat is, amennyiben tartalmazza, hogy a GS1 szabványok és a GS1 rendszer bármely elemének használata a felmondási nyilatkozatuk megtételének napjától megszűnt.
A GS1 Magyarország jogosult arra, hogy azonnali hatályú felmondással megszüntesse a Licenc szerződést, amennyiben a Partner a fizetési kötelezettségének felszólítás ellenére sem tesz maradéktalanul eleget, vagy bármilyen módon és mértékben sérti a Szerződéscsomagban meghatározott felhasználási szabályokat. A GS1 Magyarország a fennálló fizetési kötelezettségek teljesítése érdekében megbízást adhat a Credit Controll Kft. követeléskezelő cégnek, vagy indíthat FMH eljárást.
Amennyiben a korábbi jogviszonya bármely okból megszűnt és ez után kíván új jogviszonyt létesíteni a GS1 Magyarországgal, úgy - az esetlegesen fennálló, korábbi jogviszonyhoz kapcsolódó fizetési elmaradás rendezése mellett - úgy az új jogviszony létesítésére vonatkozó szabályok minden vonatkozásban, a díjfizetés tekintetében is megfelelően alkalmazandók.
Díj ellenében van lehetőség a cégprefix használati jogának átruházására más vállalkozás részére. Az átvezetéshez szükséges dokumentumok elküldése céljából kérjük, hogy vegye fel a kapcsolatot ügyfélszolgálatunkkal.
7. A GS1 Cégprefix átruházása
A Partnernek a beolvadás tényét alátámasztó cégkivonat másolatával kezdeményezni kell a céges adatai felülvizsgálatát és az aktuális adatok nyilvántartásba vételét. Kérjük lépjen kapcsolatba ügyfélszolgálatunkkal a folyamat zökkenőmentes lebonyolítása érdekében.
Díj ellenében van lehetőség a cégprefix használati jogának átruházására más vállalkozás részére. Az átvezetéshez (adott esetben új GS1 jogviszony létesítéséhez) szükséges dokumentumok elküldése és az átvezetési díj megfizetése céljából kérjük, hogy vegye fel a kapcsolatot ügyfélszolgálatunkkal.