Gyakran Ismételt Kérdések
I. Regisztráció, GS1 jogviszony létesítése
1. Regisztráció szükségessége
Ha vállalkozásának GS1-es azonosítószámokra vagy vonalkódokra van szüksége, akkor regisztrálnia kell a GS1 rendszerbe. A GS1 Magyarország Általános Üzleti Feltételeinek 1. sz. Szolgáltatásjegyzék melléklete tartalmazza azokat a szolgáltatásokat, melyek felhasználása esetén csatlakozni szükséges a GS1 rendszerhez. Felhasználás alatt értendő pl. a GS1 szabvány vagy más GS1 rendszer elem bármilyen terjedelmű alkalmazása, ideértve különösen, de nem kizárólagosan a nyitott- vagy zárt rendszerű azonosítást, a jelképpel történő feltüntetést (pl. GS1 vonalkóddal, vagy RFID technológiával), az adatgyűjtést (pl. GS1 vonalkódok, vagy kétdimenziós GS1 kódok leolvasását), az adatmegosztást (pl.: GS1 EDI).
Egy termékre abban az esetben szükséges GS1 azonosítószámot elhelyezni, illetve az azonosító számot GS1 jelképben megjeleníteni, amennyiben az üzleti partner, ahová a terméket beszállítja, vagy esetleg jogszabály megköveteli azt. Az ellátási lánc folyamatokban (szállítás, raktározás, eladás, stb.) az egész világon széleskörűen elterjedt a vonalkódok használata, mivel az nagymértékben növeli a hatékonyságot.
A GS1 szabványok alkalmazása az üzleti élet, az ellátási lánc szereplői által megkövetelt és meghatározott igények szerint történik. Adott esetben bizonyos szektorok (pl. egészségügy, vagy a DRS kötelező visszaváltási rendszer, stb.) előírhatják a GS1 szabványok kötelező alkalmazásba vételét.
Tudjon meg többet a GS1 iparági megoldásairól a főmenü MEGOLDÁSOK menüpontjára kattintva!
Amennyiben, pl. e-rendeléshez, e-számlázáshoz, stb. GLN számra van szüksége, akkor GS1 jogviszony létesítése, illetve a szolgáltatás igénybevételéig annak fenntartása szükséges a GS1 Magyarországgal. Ha az EDI üzenetekben telephelyek azonosítása is szükséges, akkor a GS1 jogviszony keretében Globális cégprefix használatára van szükség, hogy abból Telephelyazonosító GLN számokat lehessen képezni.
Csak abban az esetben szükséges a GS1 rendszerhez csatlakozni, ha a könyvek gyűjtőcsomagolását is azonosítani szeretné, vagy van más terméke is, pl. CD, melyet szintén azonosítani szükséges. Ebben az esetben kötelező a regisztráció és GS1 Cégprefix igénylése.
2. Regisztráció lépései
Amennyiben bármilyen GS1 azonosító kulcsot szeretne képezni, pl. GTIN termékazonosító számot, illetve feltüntetni azokat bármilyen adathordozóval, pl. EAN vonalkód jelképpel, akkor GS1 Cégprefix igénylése céljából csatlakozni kell a GS1 rendszerhez és GS1 jogviszonyt szükséges létesíteni a GS1 Magyarországgal.
Regisztráció előtt az alábbi lépéseket célszerű átgondolni.
1. Becsülje meg, hogy nagyságrendileg hányféle különböző terméket szükséges azonosítani, vagy esetleg más GS1 azonosító kulcsot létrehozni
2. A becslés alapján döntse el, hogy melyik GS1 Cégprefix tartomány elegendő
3. Indítsa el az online regisztrációs folyamatot a MyGS1 felületen és igényelje meg a szükséges szolgáltatást.
A GS1 Magyarország honlapján online regisztrációval kezdeményezheti a GS1 rendszerhez történő csatlakozást. A folyamat lépései részletesen leírva megtalálhatók a megadott linken.
A online regisztráció során létrejött Licencszerződést a MyGS1 felületen találja meg, innen tudja letölteni, majd cégszerű aláírást követően ide kell majd visszatöltenie is.
Online regisztrációra kizárólag azoknak a magyar adószámmal rendelkező cégeknek, illetve egyéni vállalkozásoknak van lehetőségük, akik korábban nem álltak kapcsolatban a GS1 Magyarországgal. Kérjük, használja a honlapunkon található ’OFFLINE regisztráció’ lehetőséget és töltse le a licencszerződést. A folyamat lépései részletesen leírva megtalálhatók a megadott linken.
Amenyiben cége nem Magyarországon bejegyzett vállalkozás, érdemes annál a GS1 tagszervezetnél regisztrálnia, amely országba illetőség szerint a vállalkozás tartozik. Ha valamilyen oknál fogva mégis a GS1 Magyarországnál kíván regisztrálni, kérjük lépjen kapcsolatba Ügyfélszolgálatunkkal.
Online regisztráció esetén, miután a cégszerűen aláírt Licencszerződés feltöltése megtörtént a MyGS1 felületre, kétféle fizetési mód közül lehet választani. Bankkártyás fizetési esetén a regisztráció azonnal elkészül és a hozzáférést rövidesen megkapja a vállalkozása a Vonalkódmenedzser felülethez, ahol a vonalkódok generálása megkezdődhet. Átutalásos fizetési mód esetén Ügyfélszolgálatunk a lehető legrövidebb időn belül elkészíti és megküldi a számlát. A regisztráció a számla kiegyenlítését követő munkanap készül el, és onnantól használható a Vonalkódmenedzser felület is.
A GS1 Cégprefix egy a GS1 Magyarország által kiadott egyedi számtartomány, melyet a GS1-hez történő csatlakozást követően adunk használatba az Ön vállalkozásának. GS1 Cégprefix egy olyan 6–11 számjegy hosszúságú karaktersor, amely egyértelműen azonosítja azt a jogi személyt, akinek ez szerződésben foglaltak szerint hivatalosan kiadásra került. A GS1 Cégprefix biztosítja minden egyes termék, dokumentum, stb. egyedi azonosításának lehetőségét.
A GS1 Cégprefix tizenkét különböző, egymással teljesen egységes rendszert alkotó GS1 Azonosítószám típus képzését teszi lehetővé.
A GS1 Prefix egy három számjegyű szám, amelyet a GS1 AISBL nemzetközi szervezet kezel, és amelyet a GS1 Tagszervezeteknek osztottak ki, pl. Magyarország ország prefixe az 599. A GS1 Prefixek egy kisebbik hányada speciális alkalmazási területekhez kapcsolódik, mint pl. belső, zártrendszerű azonosítás a 200-299 GS1 prefix alkalmazásával.
Ebben az esetben lehetőség van egy további GS1 Cégprefix igénylésére. Az újabb cégprefix igénylése a MyGS1 felhasználói fiókba belépve indítható el. Az igényelt Cégprefix licenckódjának lejárata igazodik majd a vállalkozás által igénybe vett többi szolgáltatás licenckódjának lejáratához.
Bármennyi GS1 Cégprefix igényelhető, de célszerű egy darab, megfelelő számtartománnyal rendelkező (elegendő egyedi azonosítószám képzésére alkalmas) Cégprefixet regisztrálni. A Cégprefix hosszúsága attól függ, hogy hány különböző terméket, vagy más GS1 Azonosító kulcsot szeretnének azonosítani.
A vállalkozások által a termékekhez rendelt GTIN-13-as azonosító számokra, illetve az adott termékhez tartozó adatokra vonatkozóan jelenleg nincs bejelentési kötelezettség. Amennyiben Ön a SzabványMenedzser szoftver segítségével képezi a GS1 azonosító számokat és jelképeket, akkor fontos pár termékadat rögzítése is, mely folyamatosan elérhető lesz, szükség esetén üzleti partnerek részére továbbítható is. A termékadatok kereskedelmi partnerek közötti kommunikációját (szinkronizációját) támogató GS1 megoldás a GDSN, vagyis a Globális Adatszinkronizációs Hálózat. Ennek magyarországi elérhetőségéről folyamatosan tájékoztatjuk partnereinket honlapunk kapcsolódó oldalain, illetve tájékoztatást kérhetnek munkatársainktól.
GTIN-8-as termékazonosító számok igénylése esetén bizonyos termék attribútumok megadása kötelező. Az Igénylő adatlapot kérésére az ügyfélszolgálat küldi meg.
3. Licenc szerződés
A Licencszerződés a Partner és a GS1 Magyarország között létrejött hivatalos dokumentum - a szerződéscsomag része - mely szabályozza a felek között létrejött jogviszonyt és tartalmazza az igénybe vett szolgáltatásokat. A Partner érvényben lévő Licencszerződése a weboldal MyGS1 menüpontja alatt, a Partner számára kiadott jelszóval védett felületen érhető el.
A licenckód a Partner által igénybe vett szolgáltatás-csomag elemeit képező egyes szolgáltatásokhoz kapcsolódó egyedi azonosító, amely a Partner számára a jogviszony kezdő napján képződik és annak lejáratáig biztosítja a GS1 Magyarország adott szolgáltatásának igénybevételét, azok korlátozott terjedelmű felhasználását. A licenckód használatának feltétele a regisztrációs,- és licencdíjak megfizetésének szabályszerű, maradéktalan Partner általi teljesítése. A licenckód az igénylésétől számított 365. napon jár le.
4. Díjazás, számlázás
A regisztráció alkalmával fizetendő díj tartalma:
- Egyszeri regisztrációs díj
- GS1 rendszer licencdíj 10 kategória szerint
- Globális cégprefix regisztrációs díja (amennyiben igényelt)
A regisztráció és a GS1 szolgáltatások díjtételeit a GS1 Magyarország hatályos Általános Üzleti Feltételei 2. sz. Díjjegyzék melléklete tartalmazza.
A GS1 Magyarország által a Partnerrel szemben érvényesített díj meghatározásának alapjául szolgáló kategória a licenckód kiadásának napját megelőző második lezárt adóévben elért teljes árbevétele [értékesítés nettó árbevétele], gazdálkodó szervezettől eltérő jogalany esetén pedig a más módon igazolható működési bevételek (ú.m. pl. költségvetési, uniós források, saját hatáskörben bármely jogcímen beszedett bevételek) összessége alapján kerül meghatározásra.
A GS1 Magyarország a számlázást megelőzően közhiteles adatbázisból kéri le a partner bevételi adatait. A bevételi adatok bejelentésére csak abban az esetben van szükség, amennyiben az adat a vállalkozás jellegéből adódóan nem érhető el a közhiteles adatbázisban (pl. egyéni vállalkozás, alapítvány, önkormányzat, stb.).Kérjük ilyen esetben a bevételi adatok alapjául szolgáló okiratot, annak létrejöttét követően küldjék meg a GS1 Magyarország részére e-mailben.
A licenckód a Partner által igénybe vett szolgáltatás-csomag elemeit képező egyes szolgáltatásokhoz kapcsolódó egyedi azonosító, amely a Partner számára a jogviszony kezdő napján képződik, és amely az aktiválása után, a lejáratáig biztosítja a GS1 Magyarország adott szolgáltatásának igénybevételét, azok korlátozott terjedelmű felhasználását. A licenckód aktiválásának feltétele a licencdíj megfizetésének szabályszerű, maradéktalan Partner általi teljesítése. A licenckód az igénylésétől számított 365. napon jár le.
A számla a GS1 rendszer használata után fizetendő, kategória szerinti licencdíját, illetve a további igényelt szolgáltatások (pl. Cégprefix, GTIN-8 azonosító, stb.) használati díját tartalmazza.
Amennyiben a számla eredeti példánya elveszik, vagy nem érkezik meg, akkor az ügyfélszolgálattól hiteles másolat kérhető. E-számla estén kérhető az e-számla újbóli kiküldése a hivatalosan bejelentett e-számlát fogadó e-mail címre.
GS1 jogviszony megszűntetése esetén a Partner nem jogosult többé a GS1 szolgáltatások használatára, így a vonalkódokat sem használhatja tovább a termékein. Köteles azokat a kereskedelemből kivonni. A nyitott számlával rendelkező Partner fizetési kötelezettsége ilyen esetben továbbra is fennáll. Amennyiben a GS1 szolgáltatásaira továbbra is szükség van, akkor ezen fennálló tartozás rendezése után a Licencszerződés újbóli megkötésével és az új Partnerekre vonatkozó díjak újbóli megfizetésével ismételten jogviszony létesítése szükséges.
5. Igazolás az igényelt szolgáltatásokról
Az Igazolás a GS1 Magyarországtól igényelt licenckódok által igénybe vehető szolgáltatásokat (GTIN8 kódok esetében a termékek megnevezését is) és a licenckódok lejárati dátumát tartalmazza.
Az Igazolás a VonalkódMenedzser felületről tölthető le. A VonalkódMenedzserbe történő bejelentkezéshez az elsődleges kapcsolattartó e-mail címét és egy jelszót kell használni. Ugyanezeket az adatok szükésgesek a MyGS1 belépéshez is.
6. GS1 jogviszony megszűnése, felmondása
A Partner a GS1 jogviszonyát kizárólag a jövőre nézve, a licenckód lejáratának napjával szűntetheti meg. A jogviszony lemondását követően az összes GS1 szabvány és GS1 azonosító szám, számtartomány használata megszűnik, a GS1 Magyarország által visszavonásra kerül. A vonalkóddal ellátott termékeket a piacról vissza kell hívni, a GTIN számokat a webes online kereskedelemből és más adatbázisokból is törölni kell, úgy szintén a többi GS1 azonosító számot is, mint pl. GLN szervezetazonosító szám, SSCC, stb. Fontos, hogy bármilyen GS1 azonosító szám és GS1 jelkép használatát azonnal be kell szüntetni. A GS1 azonosító számok a Verified by GS1 adatbázisban sem lesznek többé elérhetőek. Megszűnik továbbá a VonalkódMenedzser szoftver használati lehetősége is. Meg kell továbbá győződni arról, hogy nem vesznek részt GS1 alapú (EANCOM és/vagy GS1XML) EDI és/vagy WEBEDI adatcserében, és nem olvasnak le GS1 szabványos vonalkódot vagy más GS1 szabványos azonosítót illetve jelképet.
Amennyiben meggyőződött arról, hogy a GS1 szabványrendszer egyetlen elemét sem használja, úgy a GS1 Magyarországgal létrejött Licencszerződés lemondással a jövőre nézve, a licenckód lejáratának napjával bármikor megszüntethető. A Licenckód lejárata előtt megtett felmondás esetén arányos díjvisszatérítésre nincs lehetőség. A lemondásnak az eredeti licenckód lejáratáig meg kell érkeznie a GS1 Magyarországhoz annak érdekében, hogy az új licenckód felhasználásához kapcsolódó ellenérték megfizetése alól mentesüljön.
A jogviszony megszüntetése előtt kérjük, hogy vegye fel a kapcsolatot ügyfélszolgálatunkkal és kérje a Felmondási nyilatkozat megküldését. A Felmondási nyilatkozat cégszerű aláírásával és e-mailben történő megküldésével, illetve a felmondás okának rövid indoklásával kezdeményezhető a felmondás. Felmondásként elfogadott bármely írásban megtett nyilatkozat is, amennyiben tartalmazza, hogy a GS1 szabványok és a GS1 rendszer bármely elemének használata a felmondási nyilatkozatuk megtételének napjától megszűnt.
A GS1 Magyarország az Általános Üzleti Feltételekben részletezett esetekben jogosult arra, hogy azonnali hatályú felmondással megszüntesse a Licencszerződést, amennyiben a Partner a fizetési kötelezettségének felszólítás ellenére sem tesz maradéktalanul eleget, vagy bármilyen módon és mértékben sérti a Szerződéscsomagban meghatározott felhasználási szabályokat. A GS1 Magyarország a fennálló fizetési kötelezettségek teljesítése érdekében megbízást adhat a Credit Control Kft. követeléskezelő cégnek, vagy indíthat FMH fizetsi meghagyásos eljárást.
Amennyiben a korábbi jogviszonya bármely okból megszűnt de ezt követően a GS1 szolgáltatásaira ismét szüksége van, újból regisztrálnia kell és új jogviszonyt kell létesítenie a GS1 Magyarországgal. Ilyenkor az esetlegesen fennálló, korábbi jogviszonyhoz kapcsolódó fizetési elmaradás rendezése után az új jogviszony létesítésére vonatkozó szabályok, a díjfizetés tekintetében is megfelelően alkalmazandók.
A használt cégprefix átadására díj ellenében van lehetőség, de csak a licenc lejártát megelőzően, amikor a Partner nem rendelkezik kiegyenlítetlen számlával. A cégprefix átadásának feltétele, hogy a korábban leképezett azonosítószámok és a hozzájuk kapcsolt termékadatok rögzítve legyenek a VonalkódMenedzser felületen. A szükséges nyomtatványok bekérése céljából kérjük vegye fel a kapcsolatot ügyfélszolgálatunkkal.
7. A GS1 Cégprefix átruházása
A Partnernek a beolvadás tényét alátámasztó cégkivonat másolatával kezdeményezni kell a céges adatai felülvizsgálatát és az aktuális adatok nyilvántartásba vételét. Kérjük lépjen kapcsolatba ügyfélszolgálatunkkal a folyamat zökkenőmentes lebonyolítása érdekében.
A használt cégprefix átadására díj ellenében van lehetőség, de csak a licenc lejártát megelőzően, amikor a Partner nem rendelkezik kiegyenlítetlen számlával. A cégprefix átadásának feltétele, hogy a korábban leképezett azonosítószámok és a hozzájuk kapcsolt termékadatok rögzítve legyenek a VonalkódMenedzser felületen. A szükséges nyomtatványok bekérése céljából kérjük vegye fel a kapcsolatot ügyfélszolgálatunkkal.