EDI = Electronic Data Interchange, azaz Elektronikus Adatcsere szabványos üzenetek által. Ezek közé tartozik például a beszerzési rendelések, számlák, készletszintek és szállítási értesítések automatikus, számítógépek közötti kommunikációja. Az EDI szoftvermegoldások megkönnyítik az üzleti dokumentumok és adatok cseréjét számos platformon és programon keresztül.
Számos olyan üzleti tevékenység van, melyek korábban kézi, manuális folyamatok voltak és telefonhívást, faxot vagy papírt igényeltek az árukat megrendelő vagy értékesítő vállalatok közötti kommunikációhoz. Ezekre most már létezik jobb, pontosabb és gyorsabb megoldás, ez pedig nem más, mint az EDI. Az EDI a gyártókat, forgalmazókat és kiskereskedőket az információs rendszereiken keresztül egy világméretű, vállalkozások közötti interakcióhoz szükséges hálózatba kapcsolja.
Hogyan működik az EDI?
Jellemzően egy vállalat üzleti folyamatival kapcsolatos minden fontos információja egy ERP-rendszerben kerül tárolásra, például a vásárlással, készletszinttel, számlázással és szállítással kapcsolatos adatok. Az olyan EDI-megoldások, mint a Mapadoc vagy az Edisoft, integrálódnak a Sage ERP-rendszerébe, hozzáférve és felhasználva azokat az információkat, amelyek a más cégekkel folytatott üzleti kapcsolatokhoz szükséges dokumentumok létrehozásához szükségesek.
Mind a beszállítók, mind az ügyfelek sajátos követelményeket támasztanak az üzleti tevékenységükkel kapcsolatban. AZ EDI megoldások a vállaltok közötti kereskedelem megkönnyítésére felhasználnak olyan adatokat, amelyeket a partnerek egymásnak megadnak az üzletkötéskor. Mint például a szállítási címek, egyedi árak stb, amelyeket figyelembe kell venni a tranzakciók során.
Az EDI szabványos üzeneteket (ANSI, EANCOM vagy EDIFACT) használ, így az egyik féltől érkező kérések kompatibilisek lesznek a másik fél (pl. szállító) információs rendszerével, így a szállító pontosan és hatékonyan tudja teljesíteni a beérkező rendeléseit. A szabvány által biztosított pontosság óriási segítséget nyújt az egymással üzleti kapcsolatban lévő vállalatoknak, különösen azoknak a beszállítóknak, amelyekhez rengeteg adat érkezik be és folyamatosan meg kell tudjanak felelni a különböző ügyfeleik követelményeinek és feltételeinek, mint például a kiskereskedők és a forgalmazók.
Mindez az EDI szoftver implementációja során kerül bevezetésre, így a releváns adatokat használja fel a szoftver. A kérelem beérkezésekor az adatok a címzett rendszeréhez igazodóan konvertálódnak, és a tranzakció szempontjából lényeges információkat felhasználják az összes bejövő és kimenő dokumentum létrehozására.
Milyen előnyöket biztosít az EDI a vállalkozásoknak?
A manuális folyamatok a mai, egyre gyorsuló üzleti tranzakciókat lassítják, nehézkessé teszik és nyilvánvalóan sok hibalehetőséget rejtenek. Egy EDI-megoldás a manuális folyamatokat felváltja automatizált tranzakciókra azáltal, hogy kommunikációs hálózatot hoz létre az ellátási lánc szereplőinek rendszerei között.
Az EDI szoftvermegoldások népszerűségének növekedése hasonló a többi üzleti szoftverrendszeréhez, mint például az ERP. Régebben az összetett szoftverrendszerek alkalmazása a nagyvállalatok kiváltsága volt, ám mára ezek elérhetővé váltak a kis- és középvállalkozások számára is. Azonban sokszor egy nagy kereskedelmi partner, kiskereskedő vagy forgalmazó előírja az EDI használatát a partnereinek. Így a szoftver bevezetésének egyik nagy előnye, hogy olyan nagyvállalatokkal kereskedhetünk, amelyek EDI-megoldást igényelnek a tranzakciókhoz. Ezen túl az EDI szoftver a kis- és középvállalkozások hatékonyságát is javítja.
1. IDŐMEGTAKARÍTÁS ÉS GYORSABB FOLYAMATOK
Az EDI rendszerekkel zajló információáramlás sebessége látványosan gyorsabb, hiszen az EDI megoldással a beérkező rendelések automatikusan generálódnak, és nincs szükség felhasználói beavatkozásra, azaz a munkavállalók idejét megtakarítjuk, hogy egyéb hasznos tevékenységet végezhessenek.
Nincsenek késések a különböző időzónák miatt és nem kell külön telefonon hívni a partnereket, hogy elmagyarázzuk az idegen kifejezéseket. Nincs fax, nincs papírmunka, ami jobb pénzáramlást, gyorsabb vételi-eladási időt, rövidebb átfutási időt és pontos adatnyilvántartást eredményez.
2. PONTOSSÁG NÖVELÉSE ÉS A MANUÁLIS HIBÁK MEGSZÜNTETÉSE
A vállalkozások közötti információcsere megbízhatósága az EDI megoldással javul. A vállalatok egyik legfőbb előnyként a hibák számának csökkenését, a kézi és a duplikált adatbevitel megszüntetését emelik ki. Az ERP-rendszerek adataihoz való hozzáféréssel az EDI-megoldások nemcsak az információ továbbítását teszik lehetővé, hanem azt is biztosítják, hogy az elért és fogadott információk ne csak pontosak legyenek, hanem a tranzakciók feltételei is teljesüljenek.
Ez javítja a kapcsolatot a kereskedelmi partnerekkel, minimalizálja a hibákat, a késedelmes szállításokat vagy a helytelen termékárakat, ezek által pedig csökkenti a költségeket.
3. BIZTONSÁG ÉS EGYSZERŰSÉG
A rendszeren belüli adatok szabványosítása segíti az informatikus munkatársakat is, hiszen ismerik és tudják, hogy hol találják meg az egységességet biztosító szabványokat. Az automatikus rendelések, számlák, pontosan kinyerhető szállítási jelentések az értékesítők és a raktári személyzet munkáját is leegyszerűsítik.
Az EDI-megoldások csak az előre meghatározott jogosult felhasználók számára hozzáférhető audit funkciókkal és különböző archívumokkal vannak felszerelve, hogy a biztonság érdekében nyomon követhető legyen minden adat és tevékenység. Az elektronikus visszaigazolások biztosítják a felek számára a dokumentumok átvételét, így átláthatóbbá válnak az üzleti kapcsolatok is.
Az EDI integrálása az ERP rendszerbe más előnyökkel is járhat, mivel további üzleti folyamatok is feltérképezhetők és automatizálhatók.
Tartson lépést a 21. század kihívásaival, növelje vállalata megbízhatóságát és legyen Ön is EDI felhasználó! Kérje kollégáink segítségét a témában!
Tel.: +36 1 237 7240
E-mail: info@gs1hu.org
Tanuljon mások sikeréből és olvassa el hogyan vezette be Törökország vezető szupermarketlánca a legkorszerűbb szabványalapú megoldásokat! https://gs1hu.org/rolunk/hirek-esemenyek/migros-a-kereskedo-az-ut-a-markatol-a-fogyasztoig
Forrás:
https://www.theanswerco.com/what-is-edi-how-does-edi-work-what-are-the-benefits-of-edi/