ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ
GS1 BRIDGE 2025 konferenciával mint rendezvénnyel kapcsolatos adatkezelésekhez
Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete („GDPR”) 12. cikk (1) bekezdése értelmében az GS1 MAGYARORSZÁG Nonprofit Zrt. („Adatkezelő”) az alábbiak szerint tájékoztatja a regisztrálókat/résztvevőket a GS1 BRIDGE konferenciával kapcsolatos adatkezelésről.
1. Az adatkezelő megnevezése
Név: GS1 MAGYARORSZÁG Nonprofit Zrt.
Székhely: 1138 Budapest, Váci út 144-150.
Honlap: https://www.gs1hu.org/
E-mail cím: gdpr@gs1hu.org, illetve event@gs1hu.org
Telefonszám: +36 1 5000 800
2. Az adatvédelmi tisztviselő neve és elérhetősége
Az Adatkezelőnél adatvédelmi tisztviselő a hatályos jogszabályi rendelkezésekre figyelemmel nem működik.
3. Adatkezelések
3.1. A rendezvényre történő, a https://gs1hu.org/gs1-bridge-konferencia a weboldalon keresztüli regisztrációval kapcsolatos adatkezelés
a) Az adatkezelés célja
i. Amennyiben a rendezvényen való részvételre vonatkozó szerződés a regisztrálóval/résztvevővel jön létre, úgy a konferenciarészvétel megrendelésének, a vonatkozó szerződés létrehozásának visszaigazolása, a rendezvényre vonatkozó információkat tartalmazó tájékoztatás küldése, a rendezvényen történő részvétel biztosítása, (ha a regisztráló természetes személy gazdálkodó partnere az Adatkezelőnek, úgy) a részvételi díj kapcsán a jogosultság ellenőrzése, fizetési kötelezettség felmerülése esetén számlázás.
ii. Amennyiben a rendezvényen való részvételre a vonatkozó szerződés nem közvetlenül a regisztrálóval jön létre, úgy a regisztráló részvételi szándékának regisztrálása és részére ennek visszaigazolása, a rendezvényen történő részvétel biztosítása, a belépésre jogosító QR kód e-mail-ben történő kiküldése, továbbá kapcsolattartás, a rendezvényre vonatkozó információk megküldése, számlázás (ha a számlázási e-mail-címnek a résztvevő a saját e-mail-címét adja meg).
b) Az adatkezelés jogalapja, a jogos érdek
i. A szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) bek. b) pont).
A regisztrációs űrlapon csillaggal jelölt valamennyi mező kitöltése kötelező. A kötelező mezők kitöltésének elmaradása esetén a rendezvényen történő részvételt nem tudja biztosítani az Adatkezelő.
ii. A résztvevőt delegáló jogalany és az Adatkezelő között létrejövő szerződés teljesítése, mint jogos érdek (GDPR 6. cikk (1) bek. f) pont).
c) Az adatkezeléssel érintett személyes adatok köre és azok forrása
A kezelt személyes adatok forrása minden esetben maga az érintett (azaz a rendezvényre vonatkozó regisztrációs űrlap kitöltője).
A kezelt személyes adatok köre: név, e-mail-cím, az érintettnek az őt a rendezvényre delegáló jogalannyal fennálló jogviszonyának a ténye, beosztás.
Továbbá, ha
- a regisztráló természetes személy gazdálkodó partnere az Adatkezelőnek, úgy a fentieken túlmenően az adószáma,
- a regisztráló természetes személyként maga fizeti a részvételi díjat, úgy a számlázási címe (és ha természetes személy gazdálkodó és ekként fizetési a részvételi díjat, akkor az adószáma).
d) Címzettek
A beléptetéshez szükséges QR kód generálást, valamint a QR kód résztvevők részére történő kiküldését az Adatkezelő megbízásából eljáró adatfeldolgozó a COMPOFFICE-R Kft. (székhely: 1141 Budapest, Öv utca 29.) azt hiszem ez a cég van mögöttük végzi. A címzett részére átadott adatok: név és e-mail-cím.
Az Adatkezelő részére számviteli szolgáltatásokat nyújtó adatfeldolgozó: Szakértő Kft. (székhely: 1075 Budapest, Károly krt. 3/A. II/3.).
e) Nemzetközi adattovábbítás
Nem valósul meg.
f) A személyes adatok tárolásának időpontja
A rendezvényre vonatkozó szerződés, szerződő felek által történő teljesítésével történő megszűnését követő 1 (egy) hónapon belül.
g) Érintetti jogok
A tájékoztató 4. pontja szerint, az alábbi kiegészítésekkel.
Az a.ii. pont szerinti esetben az érintett jogosult tiltakozni az adatkezelés ellen az event@gs1hu.org e-mail-címre küldött levél útján. A részvétel lemondása/a részvételi lehetőség átruházása egyúttal az adatkezelés elleni tiltakozásnak is minősül, így erre az esetre a Társaság haladéktalanul törli az érintett adatait.
3.2. Számlázási adatokkal kapcsolat adatkezelés
a) Az adatkezelés célja
A számviteli bizonylatok megőrzésére vonatkozó jogszabályi kötelezettség teljesítése.
b) Az adatkezelés jogalapja
Jogi kötelezettség teljesítése (GDPR 6. cikk (1) bek. c) pont)
A jogi kötelezettséget teremtő jogszabályhely: a számvitelről szóló 2000. évi. C. törvény 169. § (2) bekezdése.
c) Az adatkezeléssel érintett személyes adatok köre
A részvételi díjról kiállított számlán a számviteli törvény szerint kötelezően feltüntetendő személyes adatok, úgymint név és számlázási cím.
d) Címzettek
A Társaság részére számviteli szolgáltatásokat nyújtó adatfeldolgozó: Szakértő Kft. (székhely: 1075 Budapest, Károly krt. 3/A. II/3.).
e) Nemzetközi adattovábbítás
Nem valósul meg.
f) A személyes adatok tárolásának időpontja
A számla kiállítását követő 8. év utolsó napjáig.
g) Érintetti jogok
A tájékoztató 4. pontja szerint.
3.3. A rendezvényen készített fénykép- és/vagy videófelvétel
Az Adatkezelő a szakmai tevékenységnek a nyilvánosság számára történő bemutatása, valamint a rendezvény népszerűsítése érdekében a rendezvényről kép- és videófelvételeket kíván készíteni, amelyeket a rendezvény weboldalán, illetve a GS1 közösségi média oldalain, valamint saját, illetve egyéb nyomtatott és/vagy elektronikus kiadványokban kíván megjelentetni. A rendezvényről készülő kép- és videófelvételeken a résztvevők is szerepelhetnek, és noha azok a jelenlévők sokaságára és nem az egyedi részvevőkre fókuszálnak, ugyanakkor a felvételeken látható személyek egyedileg beazonosítható lehetnek. Mindezzel az Adatkezelő az érintettek képmásának mint személyes adatnak a kezelését valósítja meg. Az Adatkezelő a rendezvényen résztvevő látogató tájékoztatása érdekében jól látható helyen felvétel készítésére vonatkozó figyelmeztető jelzéseket helyez és a beléptetéskor is felhívja a figyelmet a felvételkészítésre.
a) Az adatkezelés célja
Fénykép- és/vagy videófelvétel készítése és felhasználása az Adatkezelő szakmai tevékenységének a nyilvánosság számára történő bemutatása, a rendezvény megörökítése és népszerűsítése.
A felhasználás módja a rendezvény weboldalán, az Adatekzelő közösségi média oldalain történő közzététel, valamint az Adatkezelő saját, illetve az Adatkezelő által kötött megállapodás szerinti egyéb nyomtatott és/vagy elektronikus kiadványban történő megjelenítés.
b) Az adatkezelés jogalapja
A promóciós és marketingtevékenysége révén az Adatkezelő ismertségének és elismertségének növeléséhez fűződő jogos érdek (GDPR 6. cikk (1) bek. f) pont).
Az Adatkezelőnek gazdasági érdeke fűződik ahhoz, hogy a szakmai tevékenysége minél szélesebb körben váljon megismerhetővé, hogy szolgáltatásait minél többen vegyék igénybe, amelyhez hozzájárulhat az is, ha az általa szervezett szakmai konferenciákat népszerűsítve minél több meglévő és potenciális partner értesül az Adatkezelő szakmai tevékenyégéről.
A fénykép- és videófelvételek készítésével összefüggő személyes adatok kezelése tekintetében fennálló jogos érdeket az Adatkezelő érdekmérlegelés keretében vizsgálta, illetve dokumentálta.
c) Az adatkezeléssel érintett személyes adatok köre
A rendezvényen résztvevők képmása, megjelenése és egyéb felismerhető jellemzőik.
d) Címzettek
A rendezvényen a jelen pont szerinti felvételek elkészítésében az Adatkezelő adatfeldolgozóként a ZsG Creative Film Kft.-t (székhely: 1095 Budapest, Ipar utca 2/B. 6. em. 20.) veszi igénybe.
A nem az Adatkezelő által nyomtatott kiadványok esetében adatfeldolgozóként jár el a kiadvány szerkesztője és az azt előállító nyomda.
Adatfeldolgozók továbbá az egyes felülettől függően változó tárhelyszolgáltatók.
A kép- és videófelvételek Adatkezelő honlapján, nyomtatott kiadványaiban, továbbá közösségi oldalain történő megjelenítése a nyilvánosság számára történő adattovábbítást jelent. A közösségi oldal üzemeltetője ugyancsak adatfeldolgozó.
e) Nemzetközi adattovábbítás
A Facebook (Meta), Linkedin (Microsoft), Youtube (Google) közösségi média platformok, illetve videómegosztó platform szolgáltatói harmadik országbeli (USA) szolgáltatók. Valamennyi nevezett társaság rendelkezik ugyanakkor az EU-n belül székhellyel bíró leányvállalattal, és ezen, jellemzően ír leányvállalatok végzik az adatkezelést minden, uniós tagállamból származó entitás által üzemeltetett profil esetén. A nevezett társaságok adatkezelési szabályai az alábbi honlapokon tekinthetők meg: https://www.facebook.com/privacy/policy/?entry_point=facebook_page_footer
A TikTok esetében az Adatkezelő magyarországi székhelyére tekintettel a platformra feltöltött tartalmak esetében az adatkezelőnek a TikTok Technology Limited („TikTok Ireland”) és TikTok Information Technologies UK Limited („TikTok UK”) minősülnek; utóbbi az Egyesült Királyság területén, így harmadik országban székhellyel rendelkező entitás. A Bizottság ugyanakkor az Egyesült Királyság vonatkozásában is megfelelőségi határozatot fogadott el, tekintettel arra, hogy az Egyesült Királyság a személyes adatok megfelelő szintű védelmét biztosítja, így a személyes adatok biztonságosan továbbíthatók ez EU-ból az Egyesült Királyságba. Az ezen társaságok által végzett adatkezelésekre a https://www.tiktok.com/legal/page/eea/privacy-policy/hu-HU weboldalon olvashatók vonatkoznak.
f) A személyes adatok tárolásának időpontja
A https://gs1hu.org weboldalon a weboldal létezéséig, a közösségi média felületeken a profilok fennállásáig, kivéve amennyiben azok tartalmát az Adatkezelő felülvizsgálja és onnan a felvételeket letörli. Tiltakozás esetén a lehetséges mértékben az Adatkezelő haladéktalanul törli a felvételeket.
g) Érintetti jogok
A tájékoztató 4. pontja szerint, az alábbi kiegészítésekkel.
Az érintett bármikor tiltakozhat a tárgyi adatkezelés ellen, a rendezvény területére való belépés előtt (az event@gs1hu.org címen), az ott tartózkodás idején (az Adatkezelő rendezvényen jelen lévő képviselőinél vagy a fotósnál szóban, kép készítését követően a konkrét kép megjelölésével), illetve utólag is (kivéve a nyomtatott kiadványban történő közzétételt) az event@gs1hu.org címen, megjelölve a konkrét képet. Ebben az esetben az Adatkezelő a személyes adatokat nem kezeli tovább, illetve megtesz mindent annak érdekében, hogy a felvételekről az érintett képmását felismerhetetlenné tegye.
4. Tájékoztatás az érintettek jogairól
A személyes adatok kezelésében érintett személynek joga van:
a) kérelmezni az Adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést;
b) kérelmezni az Adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatok helyesbítését,
c) kérelmezni az Adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatok törlését;
d) a személyes adatait hordozni az irányadó jogszabályi feltételek mellett;
e) kérelmezni az Adatkezelőtől a rá vonatkozó adatok kezelésének korlátozását (az adatok zárolását);
f) a felügyeleti hatósághoz panaszt benyújtani (Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság, http://naih.hu, telefonszám: +36 1 391 1400, postacím: 1530 Budapest, Pf.: 5., e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu)
g) jogai megsértése miatt bírósághoz fordulni. A bíróság az ügyben soron kívül jár el. Az adatvédelmi
perek elbírálása a törvényszék hatáskörébe tartozik, a per – választása szerint – a lakhelye vagy
tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindítható.
Kérjük, hogy mielőtt a felügyeleti hatósághoz vagy bírósághoz fordulnál panasszal – egyeztetés és a felmerült probléma minél gyorsabb megoldása érdekében – keressed meg a rendezvényt szervezőket az event@gs1hu.org levélcímen.
A jelen dokumentumban külön nem szabályozott kérdésekben a „Munkavállalók és munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban állók részére” szóló adatkezelési tájékoztató rendelkezései irányadók.
Budapest, 2024. december 12.
GS1 MAGYARORSZÁG Nonprofit Zrt.