ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ
GS1 BRIDGE konferenciával mint rendezvénnyel kapcsolatos adatkezelésekhez
Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete („GDPR”) 12. cikk (1) bekezdése értelmében az GS1 MAGYARORSZÁG Nonprofit Zrt. („Adatkezelő”) az alábbiak szerint tájékoztatja a regisztrálókat/résztvevőket a GS1 BRIDGE konferenciával kapcsolatos adatkezelésről.
1. Az adatkezelő megnevezése
Név: GS1 MAGYARORSZÁG Nonprofit Zrt.
Székhely: 1139 Budapest, Fáy utca 1/B.
Honlap: https://www.gs1hu.org/
E-mail cím: gdpr@gs1hu.org, illetve event@gs1hu.org
Telefonszám: +36-1-237-7240
2. Az adatvédelmi tisztviselő neve és elérhetősége
Az Adatkezelőnél adatvédelmi tisztviselő a hatályos jogszabályi rendelkezésekre figyelemmel nem működik.
3. Adatkezelések
3.1. A rendezvényre történő, a https://gs1hu.org/gs1-bridge-konferencia a weboldalon keresztüli regisztrációval kapcsolatos adatkezelés
a) Az adatkezelés célja
i. Amennyiben a rendezvényen való részvételre vonatkozó szerződés a regisztrálóval/résztvevővel jön létre, úgy a konferenciarészvétel megrendelésének, a vonatkozó szerződés létrehozásának visszaigazolása, a rendezvényre vonatkozó információkat tartalmazó tájékoztatás küldése, a rendezvényen történő részvétel biztosítása, (ha a regisztráló természetes személy gazdálkodó partnere az Adatkezelőnek, úgy) a részvételi díj kapcsán a jogosultság ellenőrzése, fizetési kötelezettség felmerülése esetén számlázás.
ii. Amennyiben a rendezvényen való részvételre a vonatkozó szerződés nem közvetlenül a regisztrálóval jön létre, úgy a regisztráló részvételi szándékának regisztrálása és részére ennek visszaigazolása, a rendezvényen történő részvétel biztosítása, továbbá kapcsolattartás, a rendezvényre vonatkozó információk megküldése, számlázás (ha a számlázási e-mail-címnek a résztvevő a saját e-mail-címét adja meg).
b) Az adatkezelés jogalapja, a jogos érdek
i. A szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) bek. b) pont).
A regisztrációs űrlapon csillaggal jelölt valamennyi mező kitöltése kötelező. A kötelező mezők kitöltésének elmaradása esetén a rendezvényen történő részvételt nem tudja biztosítani az Adatkezelő.
ii. A résztvevőt delegáló jogalany és az Adatkezelő között létrejövő szerződés teljesítése mint jogos érdek (GDPR 6. cikk (1) bek. f) pont).
c) Az adatkezeléssel érintett személyes adatok köre és azok forrása
A kezelt személyes adatok forrása minden esetben maga az érintett (azaz a rendezvényre vonatkozó regisztrációs űrlap kitöltője).
A kezelt személyes adatok köre: név, e-mail-cím, az érintettnek az őt a rendezvényre delegáló jogalannyal fennálló jogviszonyának a ténye, beosztás.
Továbbá, ha
- a regisztráló természetes személy gazdálkodó partnere az Adatkezelőnek, úgy a fentieken túlmenően az adószáma,
- a regisztráló természetes személyként maga fizeti a részvételi díjat, úgy a számlázási címe (és ha természetes személy gazdálkodó és ekként fizetési a részvételi díjat, akkor az adószáma).
d) Címzettek
Az Adatkezelő részére számviteli szolgáltatásokat nyújtó adatfeldolgozó: Szakértő Kft. (székhely: 1075 Budapest, Károly krt. 3/A. II/3.).
Az MLBKT tagként regisztrálók esetében a tagsági jogviszony és így a MLBKT tagok részére biztosított részvételi díj ellenében történő részvételi jogosultság megállapítása érdekében a Magyar Logisztikai, Beszerzési és Készletezési Társaság (székhely: 1061 Budapest, Király u. 12.).
e) Nemzetközi adattovábbítás
Nem valósul meg.
f) A személyes adatok tárolásának időpontja
A rendezvényre vonatkozó szerződés, szerződő felek által történő teljesítésével történő megszűnését követő 1 (egy) hónapon belül, de legkésőbb a konferencia lebonyolítását követő 1 éven belül.
g) Érintetti jogok
A tájékoztató 4. pontja szerint, az alábbi kiegészítésekkel.
Az a.ii. pont szerinti esetben az érintett jogosult tiltakozni az adatkezelés ellen az event@gs1hu.org e-mail-címre küldött levél útján. A részvétel lemondása/a részvételi lehetőség átruházása egyúttal az adatkezelés elleni tiltakozásnak is minősül, így erre az esetre a Társaság haladéktalanul törli az érintett adatait.
3.2. A rendezvény helyszínén történő regisztráció
a) Az adatkezelés célja
A látogató előzetes regisztrációja megtörténtének, és így a rendezvényen történő részvétel lehetőségének ellenőrzése, a regisztráló rendezvényen történő megjelenése/távolmaradása tényének, esetleges utólagos fizetési kötelezettség megállapítása (a számlakiállítás érdekében).
b) Az adatkezelés jogalapja, a jogos érdek
Az Adatkezelő rendezvény zavartalan lebonyolításához, illetve jogi igényének érvényesítéséhez fűződő jogos érdeke (GDPR 6. cikk (1) bek. f) pont).
c) Az adatkezeléssel érintett személyes adatok köre
A résztvevő neve, az őt delegáló jogalannyal fennálló jogviszonyának ténye, a jelenlét vagy a távolmaradás ténye.
d) Címzettek
A távolmaradás ténye és a távolmaradó személyes adatai vonatkozásában az Adatkezelő részére számviteli szolgáltatásokat nyújtó adatfeldolgozó: Szakértő Kft. (székhely: 1075 Budapest, Károly krt. 3/A. II/3.).
e) Nemzetközi adattovábbítás
Nem releváns.
f) A személyes adatok tárolásának időpontja
A rendezvény lebonyolításától számított 5 év.
g) Érintetti jogok
A tájékoztató 4. pontja szerint, azzal, hogy a résztvevő jogosult tiltakozni az adatkezelés ellen. Az résztvevő tiltakozása esetén az Adatkezelő a rendezvényre történő belépést ugyanakkor nem tudja biztosítani a látogató részére.
Az Adatkezelő ugyanakkor arra az esetre, ha a tiltakozás jogával élne a távolmaradó érintett, már ezúton is rögzíti, hogy az Adatkezelő esetében a GDPR 5. cikk (2) bek. értelmében kényszerítő erejű jogos érdek, hogy a távolmaradással összefüggő jogi igényét érvényesítse.
3.3. Számlázási adatokkal kapcsolat adatkezelés
a) Az adatkezelés célja
A számviteli bizonylatok megőrzésére vonatkozó jogszabályi kötelezettség teljesítése.
b) Az adatkezelés jogalapja
Jogi kötelezettség teljesítése (GDPR 6. cikk (1) bek. c) pont)
A jogi kötelezettséget teremtő jogszabályhely: a számvitelről szóló 2000. évi. C. törvény 169. § (2) bekezdése.
c) Az adatkezeléssel érintett személyes adatok köre
A részvételi díjról kiállított számlán a számviteli törvény szerint kötelezően feltüntetendő személyes adatok, úgymint név és számlázási cím.
d) Címzettek
A Társaság részére számviteli szolgáltatásokat nyújtó adatfeldolgozó: Szakértő Kft. (székhely: 1075 Budapest, Károly krt. 3/A. II/3.).
e) Nemzetközi adattovábbítás
Nem valósul meg.
f) A személyes adatok tárolásának időpontja
A számla kiállítását követő 8. év utolsó napjáig.
g) Érintetti jogok
A tájékoztató 4. pontja szerint.
3.4. A rendezvényen készített fénykép- és videófelvétel (tömegfelvétel)
A rendezvény ideje alatt a résztvevőkről felvételek készülnek (fénykép és videófelvételek), amelyeket az Adatkezelő felhasznál a lent megjelölt célból; mindezzel az Adatkezelő az érintettek képmásának mint személyes adatnak a kezelését valósítja meg. Az Adatkezelő – illetve a megbízásából eljáró személy – az érintett kifejezett és előzetes hozzájárulása hiányában nem készít kifejezetten csak valamely érintettről felvételt (egyéni ábrázolás), a felvételek a résztvevőket sokaságként mutatják be, azon a résztvevők nem mint egyének, hanem mint a tömeg részei jelennek meg (ún. tömegfelvételek), azonban a rendezvény résztvevői adott esetben azonosíthatók lehetnek a felvételeken. Az Adatkezelő a rendezvényen résztvevő látogató tájékoztatása érdekében jól látható helyen felvétel készítésére vonatkozó figyelmeztető jelzéseket helyez.
a) Az adatkezelés célja
Fénykép-, illetve videófelvétel készítése a rendezvény megörökítése és az annak népszerűsítése, illetve az Adatkezelő szakmai tevékenységének a nyilvánosság számára történő bemutatása mint felhasználási mód céljából.
A felhasználás módja az Adatkezelő https://gs1hu.org weboldalán, közösségi média oldalain történő közzététel, valamint az Adatkezelő saját, illetve az Adatkezelő által kötött megállapodás szerinti egyéb nyomtatott és/vagy elektronikus kiadványban történő megjelenítés.
b) Az adatkezelés jogalapja
A promóciós és marketingtevékenysége révén az Adatkezelő ismertségének és elismertségének növeléséhez fűződő jogos érdek (GDPR 6. cikk (1) bek. f) pont).
Az Adatkezelőnek gazdasági érdeke fűződik ahhoz, hogy a szakmai tevékenysége minél szélesebb körben váljon megismerhetővé, hogy szolgáltatásait minél többen vegyék igénybe, amelyhez hozzájárulhat az is, ha az általa szervezett szakmai konferenciákat népszerűsítve minél több meglévő és potenciális partner értesül az Adatkezelő szakmai tevékenységéről.
c) Az adatkezeléssel érintett személyes adatok köre
A rendezvényen résztvevők képmása, megjelenése és egyéb felismerhető jellemzőik.
d) Címzettek
A rendezvényen a jelen pont szerinti felvételek elkészítésében az Adatkezelő adatfeldolgozóként a ZsG Creative Film Korlátolt Felelősségű Társaságot (székhely: 1054 Budapest, Honvéd utca 8. 1. emelet 2. ajtó) veszi igénybe.
A kép- és videófelvételek Adatkezelő honlapján, nyomtatott kiadványaiban, továbbá közösségi oldalain történő megjelenítése a nyilvánosság számára történő adattovábbítást jelent.
e) Nemzetközi adattovábbítás
A Facebook (Meta), Linkedin (Microsoft), Youtube (Google) közösségi média platformok, illetve videómegosztó platform szolgáltatói harmadik országbeli (USA) szolgáltatók. Valamennyi nevezett társaság rendelkezik ugyanakkor az EU-n belül székhellyel bíró leányvállalattal, és ezen, jellemzően ír leányvállalatok végzik az adatkezelést minden, uniós tagállamból származó entitás által üzemeltetett profil esetén. A nevezett társaságok adatkezelési szabályai az alábbi honlapokon tekinthetők meg:
A TikTok esetében az Adatkezelő magyarországi székhelyére tekintettel a platformra feltöltött tartalmak esetében az adatkezelőnek a TikTok Technology Limited („TikTok Ireland”) és TikTok Information Technologies UK Limited („TikTok UK”) minősülnek; utóbbi az Egyesült Királyság területén, így harmadik országban székhellyel rendelkező entitás. A Bizottság ugyanakkor az Egyesült Királyság vonatkozásában is megfelelőségi határozatot fogadott el, tekintettel arra, hogy az Egyesült Királyság a személyes adatok megfelelő szintű védelmét biztosítja, így a személyes adatok biztonságosan továbbíthatók ez EU-ból az Egyesült Királyságba. Az ezen társaságok által végzett adatkezelésekre a https://www.tiktok.com/legal/page/eea/privacy-policy/hu-HU weboldalon olvashatók vonatkoznak.
f) A személyes adatok tárolásának időpontja
A https://gs1hu.org weboldalon a weboldal létezéséig, a közösségi média felületeken a profilok fennállásáig, kivéve amennyiben azok tartalmát az Adatkezelő felülvizsgálja és onnan a felvételeket letörli. Tiltakozás esetén a lehetséges mértékben az Adatkezelő haladéktalanul törli a felvételeket.
g) Érintetti jogok
A tájékoztató 4. pontja szerint, az alábbi kiegészítésekkel.
Az érintett bármikor tiltakozhat a tárgyi adatkezelés ellen, a rendezvény területére való belépés előtt (a event@gs1hu.org címen), az ott tartózkodás idején (az Adatkezelő rendezvényen jelen lévő képviselőinél vagy a fotósnál szóban, kép készítését követően a konkrét kép megjelölésével), illetve utólag is (kivéve a nyomtatott kiadványban történő közzétételt) a event@gs1hu.org címen, megjelölve a konkrét képet. Ebben az esetben az Adatkezelő a személyes adatokat nem kezeli tovább, illetve megtesz mindent annak érdekében, hogy a felvételekről az érintett képmását felismerhetetlenné tegye.
4. Tájékoztatás az érintettek jogairól
A személyes adatok kezelésében érintett személynek joga van:
a) kérelmezni az Adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést;
b) kérelmezni az Adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatok helyesbítését,
c) kérelmezni az Adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatok törlését;
d) a személyes adatait hordozni az irányadó jogszabályi feltételek mellett;
e) kérelmezni az Adatkezelőtől a rá vonatkozó adatok kezelésének korlátozását (az adatok zárolását);
f) a felügyeleti hatósághoz panaszt benyújtani (Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság, http://naih.hu, telefonszám: +36 1 391 1400, postacím: 1530 Budapest, Pf.: 5., e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu)
g) jogai megsértése miatt bírósághoz fordulni. A bíróság az ügyben soron kívül jár el. Az adatvédelmi
perek elbírálása a törvényszék hatáskörébe tartozik, a per – választása szerint – a lakhelye vagy
tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindítható.
Kérjük, hogy mielőtt a felügyeleti hatósághoz vagy bírósághoz fordulna panasszal – egyeztetés és a felmerült probléma minél gyorsabb megoldása érdekében – keresse meg az Adatkezelőt mint szervezőt az event@gs1hu.org levélcímen.
A jelen dokumentumban külön nem szabályozott kérdésekben az általános adatkezelési tájékoztató (https://cws21live.blob.core.windows.net/content/dokumentumok/GS1HU_adatvedelmi_tajekoztato_3.0_vegleges.pdf) rendelkezései irányadók.
Budapest, 2024.02. 05.
GS1 MAGYARORSZÁG Nonprofit Zrt.