A globális azonosítók és szabványos jelképek (vonalkódok) használata az ellátási láncokban mozgó termékek nyomon követését könnyíti meg. A GS1 több mint 40 éve dolgozik azon, hogy a világszintű üzleti folyamatokat zökkenőmentesebbé tegye, illetve a legkülönbözőbb szektorok ellátási láncai és az azokban résztvevő partnerek közötti együttműködések hatékonyságát segítse globális szabványaival.

A GS1 szabványok növelik a hatékonyságot, a biztonságot és az átláthatóságot az ellátási láncokban a fizikai és digitális csatornákon keresztül egyaránt, immár több mint 25 szektorban. Szervezetünk mérete és világszintű elérhetősége – országonként egy tagszervezet tevékenykedik, melyekből jelenleg 115 működik világszerte, 2 millió partnert szolgálunk ki és 6 milliárd tranzakció történik naponta megoldásainkkal – segít biztosítani, hogy a GS1 szabványok egy közös nyelvet alkossanak és így támogassák a legkülönbözőbb rendszereket és folyamatokat a világon.

Miért érdemes GS1 szabvány szerinti azonosítókat használni?

A termékek globális szintű azonosítására a GTIN azonosító (Global Trade Item Number – Globális kereskedelmi áruazonosító szám) szolgál. A digitális világ előretörésével az üzleti folyamatok optimális kezelése érdekében kiemelkedő fontosságú az ellátási láncban résztvevő áruk egyedi szintű azonosítása. Egyedi szintű azonosításnak számíthat akár egy következetesen kialakított belső számrendszer is, de ezek az azonosítók ezáltal kizárólag belső, zárt ellátási láncban használhatók. Ez azt is jelenti, hogy ha egy ilyen módon létrehozott számstruktúrát egy cég meg akar osztani egy partnerével, akkor minden esetben előzetes egyeztetésre van szükség az egyes azonosító számok konkrét értelmezéséről. Ha pedig ugyanez a termék kikerül a megegyezett partnerek fennhatósága alól, a rajtuk szereplő azonosító számok értelmüket vesztik, azok további használata egyeztetéseket igényel, melynek hiányában hibás információk keletkeznek.

Így minél nagyobb egy ellátási lánc és minél többen vesznek részt benne, annál nagyobb szükség van a szereplők közötti üzleti nyelv és kommunikáció egységesítésére. A hiányos, esetlegesen hibás információk hatékonyságvesztéshez és a költségek növekedéséhez vezetnek.

Ezzel szemben a GS1 szabvány ún. globálisan egyedi cégprefixek kiadásával képessé teszi a szabványt használó vállalkozást termékei egyedi azonosítására oly módon, hogy azt a világon bárhol tevékenykedő kereskedelmi partnerek értelmezni tudják majd. A GS1 szabványos azonosítók és jelképek használatával megvalósulhat a termékek szabad áramlása a helyi, de akár a világszintű, nyílt ellátási láncokban is. A szabvány betartásával olyan egységes üzleti nyelv jön létre, melyet az ellátási láncok és kereskedelmi folyamatok egymástól távol lévő szereplői is könnyen megértenek anélkül, hogy hosszas előzetes egyeztetésekre lenne szükségük. Ez a jelenleg számos szektorban elfogadott közös nyelv pedig nem más, mint a GS1 prefixek és cégprefixek rendszere, vagyis a szabványos azonosítók széles körben ismert és elfogadott rendszere.

Hogyan működik a cégprefix?

A GS1 cégprefix egy olyan számsor, aminek az első három karaktere az ún. GS1 prefix. Ezt a számot a GS1 központja, a GS1 Global Office osztja ki a tagországok számára. A GS1 Magyarország esetében ez a prefix az 599-es. Ez azt jelenti, hogy a GS1 Magyarországtól igényelt összes cégprefix az 599-es karaktersorral kezdődik.

Ha egy cég úgy dönt, hogy termékeit a GS1 azonosítószámaival szeretné globálisan egyedi szinten azonosítani, akkor az első dolga a GS1 Magyarországtól GS1 cégprefixet igényelni. A GS1 cégprefix egy 6-10 karakter hosszú számsor, mely az azonosító számokat az adott licenccel rendelkező céghez köti és amelyik egy adott cég esetében sosem változik, vagyis minden kiadott egyedi azonosítóban egyformán szerepel. A GS1 szabályrendszere szerint amikor egy adott entitást – terméket, dokumentumot, tárgyat, helyet – szeretnénk azonosítani, erre ún. GS1 kulcsot kell használnunk. A GS1 kulcsok mindig cégprefixszel kezdődnek, így biztosított az, hogy a GS1 kulcsokkal ellátott entitások globális szinten egyedileg megkülönböztethetők egymástól, illetve a tulajdonosukhoz, egy adott céghez is köthetők ezáltal.

Nézzünk egy példát egy GS1 azonosító kulcs felépítésére:

A fenti példán egy Globális kereskedelmi áruazonosító számot láthatunk, rövid nevén GTIN-t. A GTIN a kereskedelemben legáltalánosabban használt GS1 azonosító kulcs. Ezzel az azonosítóval találkozhatunk a kiskereskedelmi egységek pénztárainál leolvasott vonalkódok esetében is.

A fenti példán tehát az 5996507 egy 7 számjegyű cégprefix. A GTIN azonosító a szabvány előírása szerint összesen 13 karakter hosszú lehet, melyből az utolsó karakter az ún. ellenőrző szám, melyet egy előre meghatározott algoritmus számol ki. A cégprefixen felül tehát, és az ellenőrző számon kívül összesen 5 karakternyi tartomány marad ebben az esetben, amelyet a cégprefixszel rendelkező cég felhasználhat termékei azonosítására. Ez összesen a 00000-99999 értékeket veheti fel, tehát mintegy 100 ezer terméket azonosítására elegendő a számtartomány. A különböző hosszúságú cégprefixekhez tartozó felhasználható tartományokat a következő ábra szemlélteti.

Ki adja ki az azonosítókat?

A GS1 cégprefixet hazánkban a GS1 Magyarország bocsátja a vele licenc szerződést kötő cégek rendelkezésére. Az ebből képzett azonosítókat, kulcsokat pedig a cégprefixszel rendelkező cég maga hozza létre a termékeire vagy egyéb entitásaira. A szabvány az azonosítók sorfolytonos kiadását javasolja a praktikusabb kezelés érdekében. A szabvány az egyes kulcs típusokhoz számkezelési szabványokat határoz meg, ez alapján a kiadott azonosítók kezeléséért a márkatulajdonos a felel.

A GS1 Magyarország minden Partnerének a licenc szerződés aláírását és a licencdíj kiegyenlítését követően automatikusan hozzáférést biztosít az ún. SzabványMenedzser platform szolgáltatáshoz, amely segíti Partnereinket a helyes szabványalkalmazásban az azonosító számok kiadásától kezdve a termékadatok nyilvántartásán át egészen a vonalkód jelképek és címkék kialakításáig.

Bővebben a SzabványMenedzserről itt olvashat: https://gs1hu.org/szabvanymenedzser