A GS1 szervezet Healthcare csoportja havonta megtartásra kerülő webinarok keretében segíti az egészségügyi intézmények számára olyan nemzetközi szabványalkalmazási példák megismerését, melyek kézzel foghatóan mutatják be a GS1 szabványok bevezetésével elérhető előnyöket, mind az adminisztráció és nyilvántartás hatékonyabbá tételében, mind a betegbiztonság növelése terén.
A GS1 Healthcare csoport legutóbbi webinar-ján a taiwani Taipei Veterans General kórház példája került bemutatásra, ahol UDI rendszert alkalmaznak és GS1 szabvány segítségével követik nyomon 2013 óta az emberi szervezetbe beépítésre kerülő Class III. kockázati besorolású eszközöket.
Miért volt szükség az UDI bevezetésére?
Az UDI rendszer implementálását Dr. Chun-Che Shih, a taiwani Taipei Veterans General kórház szív- és érrendszeri sebészeti osztályának vezetője - aki egyben az egyik taiwani nemzeti egyetem professzora is (Chief of Division of Cardiovascular Surgery, Taipei Veterans General Hospital and Professor of Institute of Clinical Medicine National Yang-Ming University in Taiwan) - kezdeményezte az orvostechnikai eszközök műtéti felhasználásának nyomonkövetésére. Az UDI-t, GS1 szabványos alapokon immár 5 éve használják.
A szabványos nyomon követést az indokolta, hogy az osztályon elvégzett műtétek során többek között Class III. kockázati besorolású termékeket is használnak, amelyek beépülnek az emberi szervezetbe. Ezért különösen fontos a termékek egyedi azonosítása és nyomonkövethetősége a műtétig és azt követően is. Emellett fontos cél volt a korábbi, manuális alapú rendszer megváltoztatása a hibák kiküszöbölése érdekében, valamint a betegbiztonság növelése és a pénzügyi és humán források hatékony felhasználása.
Mielőtt 2013-ban átálltak az UDI alapú azonosítási és nyomonkövetési rendszerre, a taiwani kórházban a nyilvántartási adatok pontossága igencsak elmaradt az elvárhatótól: az eszköznyilvántartásban az információk 50-60%-a volt pontos, a többi adatban előfordultak különböző hibák, többek között a manuális adatbeviteli gyakorlat miatt.
Ennek a gyakorlatnak egyértelmű következménye volt, hogy a leltárkészlet nyilvántartása nem volt pontos, hogy a beszerzésben fennakadások keletkeztek, nem utolsó sorban a beszerzésre fordított idő is jóval a szükséges felett volt. Legrosszabb esetben pedig ez a helyzet a betegek biztonságát is veszélyeztetheti egy kórházi intézményben, ahol pontosan kellene tudni, hogy mikor, kinek milyen implantátum került beültetésre.
A bevezetés és az elvárások
A GS1 szabvány bevezetésétől nem véletlenül azt várták, hogy a hibák kiküszöbölésével, a nyilvántartás pontosításával csökken majd az adminisztrációra fordítandó idő, egyszerűsödik a beszerzési folyamat és ennek következményeként a készletnyilvántartás is ésszerűbb szinten tartható.
Nem utolsó sorban az egész belső nyilvántartó rendszer egy magasabb szintű digitális szintre lép, ezáltal minden folyamatelem átláthatóbbá és pontosabban nyomonkövethetővé válik.
Fentiek eredménye pedig hosszabb távon egy jóval magasabb szintű betegbiztonság mellett a működési költségek csökkenése, valamint, hogy a szakmai munkát végző személyzet jelentősen több időt fordíthat adminisztráció helyett a betegek kezelésére, gyógyítására.
A bevezetés során a meglévő IT infrastruktúrára építettek, amelyet gyakorlatilag csak egy szkennerrel és egy új algoritmussal kellett kiegészíteni. A bevezetéshez új személyzetre sem volt szükség, a meglévő személyzet betanításával és a szkennerrel gyakorlatilag a termékek bevételezését egyetlen „csippantással”, a beérkező eszközökön elhelyezett vonalkódok leolvasásával a másodperc töredéke alatt meg tudták oldani és egy gyors ellenőrzéssel a hibák kiküszöbölését jóval kevesebb időráfordítással, kimagaslóan eredményesen tudták biztosítani.
Természetesen minden fejlesztés során felmerülnek nehézségek, amiket meg kell oldani, hogy a rendszer hatékonyan működhessen. Ebben a taiwani kórházban is szembesülni kellett azzal, hogy a gyártók között még nem mindenki ismerte az UDI azonosítási rendszerét, hogy az importált termékek esetében bonyolult volt hozzáférni a részletes termékadatokhoz, vagy például a meglévő adatbázisukat is jelentősen át kellett alakítani ahhoz, hogy megfeleljen az UDI rendszer előírásainak. Mindezeken túl az intézményben dolgozók kezdeti ellenállását is le kellett küzdeni, hiszen minden új rendszer bevezetése egy tanulási folyamattal is jár, amíg annak kezelése napi rutinná nem válik.
Eredmények
5 év távlatából a bevezetés kiváló ötletnek bizonyult, hiszen a kórházban nagymértékben nőtt az automatizálható folyamatok száma, ezzel pedig az adatok pontossága. A folyamatlépések ma már töredék idő alatt elvégezhetők, így a szakszemélyzet jelentősen több időt tölthet a betegek ápolásával.
Az osztály raktárában számottevően kevesebb eszközt kell készleten tartani, mivel az utánrendelés zökkenőmentes és hatékony, nem utolsó sorban a leltárellenőrzésre fordított idő gyakorlatilag nullára csökkent.
A hibátlan adatok pedig hozzájárultak ahhoz, hogy a betegellátás színvonala és betegbiztonság jóval magasabb szintre lépjen a szív- és érrendszeri sebészeti osztályon.
Jó tanácsok a bevezetést fontolgatóknak
Dr. Chun-Che Shih professzor szerint az informatikai rendszer felülvizsgálata és megfelelő kialakítása kulcsfontosságú ahhoz, hogy az információk megfelelően áramolhassanak a rendszerben, ez jelenti az egész bevezetés biztos alapját. Mindezen túl pedig szintén elengedhetetlen, hogy a felsővezetés a projekt mögé álljon és támogassa a személyzet szemléletformálását és betanítását, hiszen a rendszer csak az ő hatékony részvételükkel működtethető.
Ha szeretne több gyakorlati alkalmazással megismerkedni, keresse fel az alábbi weboldalt, ahol regisztrálhat a soron következő angol nyelvű webinar-ra:
REGISZTRÁLOK
Ha többet szeretne megtudni az UDI rendszerről, regisztráljon a következő magyar nyelvű UDI webinarunkra:
REGISZTRÁLOK
Időpont: 2019. 03. 06. 13:00-14:00
A részvétel ingyenes, de regisztrációhoz kötött.