A „Szakértőnk válaszol” sorozatunk mostani részében partnerünk kérdése a termék összetevőire vonatkozik. Erre a GTIN Számkezelési Szabvány ad választ, azon belül is a termékeken feltüntetett összetétel és funkcionalitás változásával kapcsolatos irányadó szabályok. Forduljon bátran szakértőinkhez, ha kérdése merül fel a GS1 szabványokkal kapcsolatosan!

Partnerünk kérdése:

Sörgyártással foglalkozunk, használjuk a GTIN szabványt és a termékeinket EAN-13 vonalkóddal látjuk el. A jövőben tervezzük, hogy néhány termékünknél változtatunk az összetevőkön – bizonyos összetevőket elhagyunk. Értelemszerűen ez a változás feltüntetésre kerül majd az összetevők listáján. Biztosan lesz olyan fogyasztónk, aki érezni is fogja az összetevők változását, ennek megfelelően szeretnénk előre tájékoztatni a fogyasztókat a médián keresztül is. Szeretném megkérdezni, hogy a fenti esetet alapul véve kötelező-e a GTIN számok változtatása? Illetve, ha meg kell változtatni a kódot, akkor ez érvényes lesz a legkisebb csomagolástól kezdve (tehát palack/doboz) egészen a gyűjtő csomagolásig (rekesz, tálca)? Válaszukat előre is köszönöm.

Szakértőnk válasza:

Kedves Partnerünk,

A szóban forgó kérdés esetében a GTIN Számkezelési Szabvány ad iránymutatást azokra az esetekre, ahol egy termék valamely tulajdonságának megváltoztatása következtében mérlegelni kell az új GTIN szám kiosztásának lehetőségét. A GTIN Számkezelési Szabvány 2. pontja szól a termék csomagolásán feltüntetett összetevők változásáról.

Eszerint a feltüntetett összetétel változás új GTIN szám kiadását követeli meg a következő esetekben:

•        olyan összetételt/ funkcionalitást érintő változás esetén, melynek csomagoláson történő feltüntetését jogszabály írja elő
•          ha a termék tulajdonságaiban a fogyasztó vagy a kereskedelmi partner számára érzékelhető változás történik

Ahogy a 2. szabályt tartalmazó weboldalon a fenti ábra is mutatja, a GTIN szám változásában a termék minden hierarchiaszintje érintett, tehát a palack/doboz szintje és afelett minden magasabb csomagolási szint (pl.: gyűjtő, rekesz, tálca).

A levelében említett változtatás meglehetősen nagy mértékű, a fogyasztók számára mindenképpen érzékelhető lesz, valamint a csomagoláson történő információk feltüntetése is változik. Ezek alapján megállapítható, hogy a szabványban leírt feltételek teljesülnek.

Továbbá szeretném azt is megemlíteni, hogy a kereskedelmi partnerei számára is fontos információ, hogy pontosan milyen típusú terméket vett át, azok pontos készleten tartott mennyiségével is tisztában kell lenniük. Illetve a nyomon követhetőség biztosítás érdekében azzal is szükséges tisztában lenniük, hogy milyen termékekből mennyit adtak át partnereiknek. Mindez úgy lehetséges, ha az informatikai rendszerekben is megkülönböztetik a régi terméket az újtól, hiszen a nyilvántartásokat és egyéb adminisztrációs dokumentumokat is ezen IT rendszerekben vezetik a cégek. Emiatt van kulcsfontosságú szerepe az új GTIN számnak, mivel az IT rendszerekben való rögzítés (bevételezés, betárolás, komissiózás, kitárolás stb.) a vonalkódok segítségével történik. Ezen folyamatleírás igaz a disztribúciós tevékenységet végző alvállalkozókra, nagykereskedőkre, kiskereskedőkre egyaránt, nem utolsó sorban pedig a gyártóra is.

Szeretném felhívni a figyelmét, hogy a GS1 Általános Specifikációk szerint az egyszer kiadott GTIN számot nem lehet újra, másik termékre vagy termékváltozatra felhasználni!

A fent felsorolt érvek logikusan összefoglalják a szabvány szerinti GTIN számváltás üzleti előnyeit és kockázatait. Természetesen a csomagolás megváltoztatása rengeteg egyéb teendőt is von maga után, mivel nagyon sok EAN vonalkódokra épülő folyamatot is felül kell vizsgálni. Mivel az EAN kód kulcsfontosságú szerepet tölt be nem csak az Önök gyártási folyamatában, hanem üzleti partnereik folyamataiban is, éppen ez indokolja a változtatások körültekintő átvezetését is. A tapasztalataink azt mutatják, hogy ha a szükséges számváltás nem valósul meg, az ebből eredő félreértések és fennakadások javítása sokkal több plusz költséget tud okozni minden érintett üzleti partnernél.

Amennyiben további kérdései vannak a szabvánnyal kapcsolatban, állunk rendelkezésére! (szakerto@gs1hu.org)