A termékek megfelelő azonosítása kulcsfontosságú, a helyes azonosítási gyakorlathoz pedig elengedhetetlenek a következetes döntések. A „Szakértőnk válaszol” sorozat ezen cikkével ezért a GTIN szám újra felhasználásának tilalmával foglalkozunk. GS1 szabványokkal kapcsolatos kérdés felmerülése esetén bátran forduljon szakértőinkhez!

Partnerünk kérdése:

Létrehoztam a termékeimhez GTIN számokat, azonban időközben meg kellett változtatnom a termékek nevét, illetve márkanevét. A létrehozott azonosítókat elküldtem a partnereknek, akikhez a termékeket szállítjuk, illetve a csomagolásra is rákerültek.

Kérdésem, hogy ezeket a GTIN számokat használhatom vagy újból létre kell hoznom az azonosítót a már módosított adatokkal és a nem használt azonosítót törölni? Továbbá, ha egy azonosítót visszavontam, az továbbra is "elvesz" a felhasználható/kiadható azonosítóim darabszámából?

Szakértőnk válasza:

Kedves Partnerünk,

A 2017 júliusában megjelent GS1 Általános Specifikációkra vonatkozó frissítés tartalmazott egy változást a GTIN újra felhasználásával kapcsolatban. Ez a szabványfrissítés kimondja, hogy 2018. december után egy GTIN-t, amely korábban már hozzá lett rendelve egy kereskedelmi termékhez, NEM SZABAD újra kiosztani egy másik kereskedelmi termék számára. Ez minden kereskedelmi termékre vonatkozik, függetlenül a szektortól.

Alapvető szabály, hogy egy termékhez kizárólag egy GTIN azonosító tartozhat, valamint egy GTIN azonosító csak egy terméket azonosíthat. Abban az esetben, ha nem megfelelő módon kezelik a már kiadott GTIN számokat, előfordulhat, hogy duplikáció merül fel.

Az online kereskedelem térnyerésével még nagyobb szükség lett arra, hogy a termékek azonosítása pontos és konzisztens legyen. A GTIN számok többszöri felhasználása káoszt eredményez, elavult és pontatlan katalógusadatok kerülnek a kommunikációs csatornákba, valamint az egyértelmű hozzárendelés elvész azoknál a márkáknál, amelyek termékeit több különböző szektorban is értékesítik.

További kockázat, hogy a rosszul kommunikált azonosítószámokból eredő következmények fennakadásokat eredményezhetnek a folyamatok során, befolyásolhatják a partnerekkel kialakított viszonyt. Adott esetben, egy termékvisszahívás során az érintett felek még a fogyasztók biztonságát is veszélyeztethetik.

A gyakorlatban előfordul néhány kivétel, ezek szintén meghatározásra kerültek a szabványban. A következő esetek előfordulása esetén lehet mérlegelni a GTIN visszavonását, illetve újra felhasználását:

A GTIN újra felhasználható, amennyiben…

•       … olyan státusszal rendelkezik, amely jelzi, hogy a termék piszkozat, előzetes, vizsgálati vagy más, ezzel egyenértékű státuszú, de nem végleges, visszavont, megszűnt, vagy törölt és a kereskedelmi partnerek, akikkel a GTIN-t megosztják, megegyeznek abban, hogy azt újra felhasználhatják, akár az adatok fogadásának feltételeként.

•       … soha nem tették korábban külső módon hozzáférhetővé (pl.: egy katalógusban vagy közvetlenül a kereskedelmi partnerrel megosztva).

•       … a korábban azonosított terméket kivonták a piacról, majd újra forgalomba hozták, használható az eredeti GTIN abban az esetben, ha az eredeti termék nem módosult vagy változott oly mértékben, amely a GTIN számkezelési szabványban meghatározottak szerint új GTIN-t követelne meg.

A szabvány alapján tehát az Önök esetében, új GTIN szám kiosztása szükséges. Szeretném megjegyezni azonban, hogy a hasonló esetekben mindig érdemes megvizsgálni a GTIN megváltoztatásából eredő esetleges következményeket és azok ismeretében dönteni. Amennyiben ezzel kapcsolatban kérdése merülne fel, természetesen állunk rendelkezésre (szakerto@gs1hu.org)!