A termékek megfelelő azonosítása kulcsfontosságú, a helyes azonosítási gyakorlathoz pedig elengedhetetlenek a következetes döntések. A „Szakértőnk válaszol” sorozat ezen cikkével ezért a GTIN szám újra felhasználásának tilalmával foglalkozunk. GS1 szabványokkal kapcsolatos kérdés felmerülése esetén bátran forduljon szakértőinkhez!
Partnerünk kérdése:
Létrehoztam a termékeimhez
GTIN számokat, azonban időközben meg kellett változtatnom a termékek nevét,
illetve márkanevét. A létrehozott azonosítókat elküldtem a partnereknek, akikhez
a termékeket szállítjuk, illetve a csomagolásra is rákerültek.
Kérdésem, hogy ezeket a
GTIN számokat használhatom vagy újból létre kell hoznom az azonosítót a már módosított
adatokkal és a nem használt azonosítót törölni? Továbbá, ha egy azonosítót
visszavontam, az továbbra is "elvesz" a felhasználható/kiadható
azonosítóim darabszámából?
Szakértőnk válasza:
Kedves Partnerünk,
A 2017 júliusában megjelent GS1
Általános Specifikációkra vonatkozó frissítés tartalmazott egy változást a GTIN
újra felhasználásával kapcsolatban. Ez a szabványfrissítés kimondja, hogy 2018.
december után egy GTIN-t, amely korábban már hozzá lett rendelve egy
kereskedelmi termékhez, NEM SZABAD újra kiosztani egy másik kereskedelmi
termék számára. Ez minden kereskedelmi termékre vonatkozik, függetlenül a
szektortól.
Alapvető szabály, hogy egy termékhez kizárólag egy GTIN azonosító tartozhat, valamint egy GTIN azonosító csak egy terméket azonosíthat. Abban az esetben, ha nem megfelelő módon kezelik a már kiadott GTIN számokat, előfordulhat, hogy duplikáció merül fel.
Az online kereskedelem
térnyerésével még nagyobb szükség lett arra, hogy a termékek azonosítása pontos
és konzisztens legyen. A GTIN számok többszöri felhasználása káoszt eredményez,
elavult és pontatlan katalógusadatok kerülnek a kommunikációs csatornákba,
valamint az egyértelmű hozzárendelés elvész azoknál a márkáknál, amelyek
termékeit több különböző szektorban is értékesítik.
További kockázat, hogy a rosszul kommunikált azonosítószámokból eredő következmények fennakadásokat eredményezhetnek a folyamatok során, befolyásolhatják a partnerekkel kialakított viszonyt. Adott esetben, egy termékvisszahívás során az érintett felek még a fogyasztók biztonságát is veszélyeztethetik.
A gyakorlatban előfordul néhány
kivétel, ezek szintén meghatározásra kerültek a szabványban. A következő esetek
előfordulása esetén lehet mérlegelni a GTIN visszavonását, illetve újra
felhasználását:
A GTIN újra felhasználható,
amennyiben…
•
… olyan státusszal rendelkezik, amely jelzi,
hogy a termék piszkozat, előzetes, vizsgálati vagy más, ezzel egyenértékű
státuszú, de nem végleges, visszavont, megszűnt, vagy törölt és a kereskedelmi
partnerek, akikkel a GTIN-t megosztják, megegyeznek abban, hogy azt újra
felhasználhatják, akár az adatok fogadásának feltételeként.
•
… soha nem tették korábban külső módon
hozzáférhetővé (pl.: egy katalógusban vagy közvetlenül a kereskedelmi
partnerrel megosztva).
•
… a korábban azonosított terméket kivonták a
piacról, majd újra forgalomba hozták, használható az eredeti GTIN abban az
esetben, ha az eredeti termék nem módosult vagy változott oly mértékben, amely
a GTIN számkezelési szabványban meghatározottak szerint új GTIN-t követelne
meg.
A szabvány alapján tehát az Önök
esetében, új GTIN szám kiosztása szükséges. Szeretném megjegyezni
azonban, hogy a hasonló esetekben mindig érdemes megvizsgálni a GTIN
megváltoztatásából eredő esetleges következményeket és azok ismeretében
dönteni. Amennyiben ezzel kapcsolatban kérdése merülne fel, természetesen
állunk rendelkezésre (szakerto@gs1hu.org)!