Az e-számla és az elektronikus adatcsere előnyei

A GS1 Magyarország Szolgáltatói programjának tagja, az EDITEL Hungary ügyvezetője, Légrádi László összefoglalta, hogy milyen előnyei vannak a szabványosan működő e-számlázási folyamatnak. Cikkünkből azt is megtudhatja, hogyan kapcsolódnak az e-számlázáshoz és általánosságban az elektronikus adatcseréhez a GS1 szabványok.

A hagyományos számlázási folyamat - a számla kiállítása, többpéldányos nyomtatása (vagy fénymásolása), borítékolása, címzése, a tértivevény űrlap kiállítása postázása – hosszú és nem túl izgalmas tevékenység. Emellett nyugodtan állíthatjuk, hogy rettenetesen pazarló és környezetszennyező is egyben. Pazarolja a papírt, a nyomtató festékpatronját, az elektromos áramot – de leginkább a legfontosabb és legdrágább erőforrást, a munkaidőt.

A hagyományos, nyomtatott számla ráadásul drága is. Egy számla átlagos költsége 140-200 forint. Ezzel szemben egy elektronikus számla költsége 10-20 forint alatt marad.

Egy havi néhány számlát kibocsátó cégnél leginkább csak a munka hatékonyságát rontja, ha más, fontosabb tevékenységet kell megszakítani a számlázás kedvéért. Egy közepes forgalmú webshop esetében viszont már óriási terhet jelent a számlák folyamatos kiállítása.

Az e-számlázás átláthatóbbá és nyomon követhetővé teszi a folyamatokat

Az e-számla előnyei nemcsak a költségekben egyértelműek. Miközben egy hagyományos, posta útján kézbesített számla gyakran csak napok alatt ér a vevőhöz, ott a postázó és a tényleges címzett között tovább bolyong, az e-számla gyakorlatilag azonnal célba ér, megjelenik a vevő rendszereiben.

Miközben a hagyományos, levélben, postán keresztül küldött számlák körül gyakori a bizonytalanság (nem kapta meg, nem nyitotta ki, a cégen belül elkallódott stb.) a megfelelő platformon keresztül elküldött e-számla nyomon követhető, annak beérkezése, megnyitása jól látható. Az e-számla esetében az időbélyegző és az elektronikus aláírás olyan, a számlától elválaszthatatlan adatok, melyek leegyszerűsítik a számla követését és azonosítását.

 Az e-számla további előnyei közé tartozik, hogy késedelmes fizetés esetén a szokásos figyelmeztető – felszólító levelek egyszerűen, automatikusan kiküldhetők. 

Az e-számlázás segíti a számlák kezelését

A számla “élete” nem ér véget a kiküldéssel és a befogadással. Az ellenőrzéshez, a kimutatások készítéséhez is szükség van a korábbi számlákra.

Aki keresett már tonnányi lefűzött dokumentum között egy fontos számlát, most értékelni fogja az e-számlák kitűnő archiválási lehetőségét és az egyszerű, hatékony kereshetőséget. (Az utóbbi természetesen tartalmazza a dátum és cég számlaszám szerinti szűrési lehetőségeket is.)

Automatikus számlázás

A tévhitekkel ellentétben az automatizálás nem azt jelenti, hogy a gépek elveszik az emberek elől a munkát, hanem azt, hogy átveszik a monoton, gondolkodást nem igénylő folyamatokat. Az e-számlázás előnyei közé tartozik, hogy kitűnően automatizálható. Egy automatizált számlázó program gyorsabban, precízebben és olcsóbban készíti a napi 100 (vagy több) számlát, mint a bármelyik emberi erőforrás.

Sok cégnél működnek már CRM, vagy más, ügyfél-adatbázist kezelő rendszerek. Óriási pazarlás, ha ezek és a számlázás egymással párhuzamosan működnek. Az e-számlázás előnyei közé tartozik, hogy a számlázást képes integrálni a megfelelő vállalati rendszerbe, így tovább gyorsítja és átláthatóbbá teszi azt.

Az e-számla tehát óriási előrelépést jelent a számlázásban. A gyorsabb, átláthatóbb, kezelhetőbb számlázás kihat a céges működés többi területére is. Az e-számla előnyei ugyanúgy jelentkeznek egy néhány fős cégnél, mint egy nagyvállalatnál. 

Brazília és Portugália az EDI (Elektronikus adatcsere) úttörői

Az e-számlázás egyike azoknak a kommunikációs folyamatoknak, melyek az ellátás láncokban zajló kereskedelmi folyamatokat kísérik. Az e-számla mellett számos egyéb adat pontos és gyors  adatcseréjére is szükség van a hatékony üzleti tevékenységekhez.

Brazíliában 2006 óta a GS1 szabványos vonalkód az elektronikus adóbizonylatok alapja, amely egyre nagyobb teret hódított az országban, látványos eredményeket hozva a vállalatok és a fogyasztók számára. Egy 2015. évi felmérés szerint a kereskedelmi tevékenységet célzó elektronikus számla (NF) 2006-os bevezetése óta több mint egymillió vállalat 11 milliárd digitális számlát bocsátott ki anélkül, hogy papíralapú dokumentumokat kellett volna előállítania. A kiskereskedelem által használt elektronikus fogyasztói számlát (NFFC) 2013-ban vezették be és 2015-ig 29 ezer cégnél 251 milliós megtakarítást ért el. Mindezen műveletek alapja a vonalkód, amely alapvető fontosságú volt a megvalósításhoz.

Portugália egyike azoknak az EU-országoknak, amelyek az EDI (Electronic Data Interchange )világában az élen járnak. 2018 óta alkalmazzák az európai elektronikus közbeszerzési számlát (FE), amely óriási lépést tett lehetővé számukra, hiszen optimalizálta a folyamatokat (különösen a posta területén) és jelentős hatékonyságnövelést eredményezett a papír kiiktatásával. A portugál adóhatóság (AT) bevezette az eFatura rendszert, amely kötelezővé tette a vállalatok számára az összes dokumentum (számlák, jóváírások és szállítási bizonylatok) bejelentését. Az „állami” mozgatórugó miatt pedig a magánszektor is követte a változásokat.

Hogyan segít Önnek a GS1?

A GS1 EDI az elektronikus adatcseréhez biztosít globális szabványokat, melyek lehetővé teszik az üzleti partnerek közötti egységes és automatikus elektronikus dokumentumcserét. Ezáltal az üzleti tranzakciók gyorsan, hatékonyan és pontosan valósulnak meg.

Az EDI biztosítja a kereskedelmi partnerek számára, hogy hatékonyan és automatikusan kommunikálják egymással az üzleti adatokat. Az EDI szabványok (mint a GS1 EANCOM vagy GS1 XML) használatával az adatokat gyorsan és pontosan lehet megosztani még egymással nem kompatibilis rendszerek között is.

Bővebb információ:

Tel.: +36 1 237 7240

E-mail: info@gs1hu.org

Forrás:

https://www.editel.hu/az-e-szamla-elonyei/

GS1 Portugal https://gs1pt.org/news/o-fim-do-papel-luz-ao-fundo-do-tunel/

GS1 Brazil https://www.gs1br.org/noticias/c%C3%B3digo-de-barras-%C3%A9-a-base-dos-documentos-fiscais-eletr%C3%B4nicos

Cimkék:


Rendben További információk