Az Albert Einstein Izraelita Kórház (HIAE) Sao Pauloban, Braziliában található, közel 13.000 alkalmazottal rendelkezik, köztük több mint 1.200 orvossal. A kórház egészségügyi szolgáltatásai a megelőzéstől, a diagnózison és kezelésen át egészen a rehabilitációig terjednek. A betegápolás elkötelezettjeiként belső nyomonkövetési rendszert kezdtek el fejleszteni, hogy minden betegük számára minőségi szolgáltatásokat és biztonságot nyújthassanak.
A cél az egyedi gyógyszerelés nyomon követhetősége
„A víziónk az volt, hogy egy belső kórházi nyomonkövetési rendszert hozzunk létre, amely láthatóvá tenne minden egyes gyógyszeradagot a kórház raktárától, a kiosztó részlegén át, egészen az adagolási és adminisztratív folyamatokig”, mondta Nilson Gonçalves Malta, a HIAE kórházi automatizációért felelős vezetője.
Amikor elhatározták, hogy fejlesztik belső folyamataikat, még nem volt lehetséges a nyomon követés ilyen mértékben, mert a HIAI által felhasznált gyógyszerészeti termékek jelentős része nem rendelkezett az egyedi gyógyszerelés-szintű ellenőrzéshez szükséges minimális azonosítási követelményekkel sem. Még abban az esetben is, ha a beszállítók feltüntették a vonalkódot a gyógyszereken, tipikusan csak a gyógyszer típusát azonosították vele (vagyis a GTIN szám került a vonalkódba), és a vonalkód csak a másodlagos csomagolásra került fel.
Újracímkézés a gyógyszertárban
Azokat a bejövő gyógyszereket, amelyeket nem láttak el megfelelő adattartalmú vonalkóddal, vagy a vonalkód csak a GTIN-t tartalmazta, az intézeti gyógyszertár dolgozói újra-azonosították és újracímkézték, a kórházon belül.
A nyomon követhetőség érdekében különösen fontos volt, hogy a vonalkód minden azonosító adatot tartalmazzon - ne csupán a terméktípust, de a gyártási tételszámot/lot számot és a lejárati dátumot is.
2008-ban bevezették a GS1 DataMatrix vonalkódot, mivel ezek a jelképek nagy mennyiségű információt képesek tárolni nagyon kicsi méretben – így ideálisak a kis üvegcsék, egyenkénti bliszter adagok és ampullák esetén. A kórház egy gyógyszeradagoló gépbe is beruházott, hogy gyorsítsa az újracímkézési folyamatot.
„Az újracímkézés kockázatokat is rejt magában, mivel a gyógyszerek akár helytelen azonosítót is kaphatnak. Ráadásul mindez jelentős mennyiségű időt és erőforrást vett igénybe.” – mondta el Nilson Gonçalves Malta.
A hibák megelőzése érdekében ki kellett fejleszteni egy plusz ellenőrző lépést az újracímkézési folyamathoz, amely többletköltséget jelentett - elsősorban a munkaerőben. Szintén nagyon oda kellett figyelni a vonalkódok minőségére, mivel egy halvány vagy „elmosódott” vonalkódot nem lehetett leolvasni, ezáltal a nyomon követhetőség biztosítása és az adatgyűjtés folyamata veszélybe kerülhetett volna.
Nyomon követés a gyártástól a páciensig
A kórház végül belátta, hogy a leghatékonyabb, ha a beszállítóival együttműködik annak biztosítása érdekében, hogy minden gyógyszer, amely a kórházba kerül, gyógyszerelési egységenként legyen ellátva egyedi azonosítóval. A terméket azonosító GS1 Globális Kereskedelmi Áruazonosító Szám® (GTIN ®), a gyártási tétel/lot szám és a lejárati dátum egy GS1 DataMatrix kódba kódolva kerül a gyógyszerekre.
Az egyes vonalkódokról leolvasott információ betöltődik a kórház készletnyilvántartási rendszerébe és az új elektronikus medikai rendszerbe (EMS, electronic medical record) is. Havonta közel 240.000 gyógyszeradagot címkéznek a gyártás helyszínén, ezáltal a kórház havonta több, mint 600 órányi adminisztrációs munkaidőt és ennek költségét spórolja meg.
A gyártás helyszínén történő gyógyszercímkézéssel a HIAE havonta több, mint 600 órányi munkaerő ráfordítást és ezzel együtt természetesen jelentős költséget spórol meg, mivel a belső gyógyszertárnak nem kell többé az újracímkézéssel foglalkoznia. Ez az újra-azonosítási folyamat megfelelőségi kockázatait is minimalizálja.
Sok jó adat kis helyen
A GS1 DataMatrix vonalkódra való átállás és a gyártás helyén történő azonosítás során a kórház kihívásokkal is szembesült.
Nem volt könnyű a beszállítókat rávenni az együttműködésre és kezdetben a GS1 DataMatrix kódok alkalmazása során előfordultak hibás kódok és tartalmak.
„Fejlesztenünk kellett a kórház vonalkód dekódolási logikáján is a kórház ERP rendszerében, hogy a megfelelő információt tudjuk begyűjteni az egyes azonosítók AI-járól (adattartalom azonosítójáról)” – emeli ki az igazgató – „Újra kellett konfigurálni a vonalkód leolvasóinkat a GS1 vonalkódok egyedi felépítése miatt. De a bevezetés során a GS1 Brazília igazán segítőkésznek bizonyult.”
Végpontok közti nyomon követés a betegbiztonságért
A GS1 vonalkód leolvasásával történő pozitív eredmények közé sorolhatók az alábbiak:
- A gyógyszerek végpontok közti nyomon követhetősége kórházon kívül és belül a beszállítók gyártási üzemeitől a kórház betegeinek ágyáig és a sebészeti központokig.
- Gyorsaság az elosztási folyamat során, naprakész, online raktári státusz
- A megrendelés alapján kiosztott gyógyszer ellenőrzése
- A még nem lejárt, nem visszahívott gyógyszerek kiadásának megerősítése
- A visszahívott termékek helyének gyors lokalizálása, link azokhoz a betegekhez, akik érintettek a folyamat során.
- A felírt gyógyszer automatizált, ágy melletti ellenőrzése, a 9-ből 7 terület feletti ellenőrzés biztosítása: megfelelő adminisztráció-megfelelő beteg, gyógyszer dózis, idő, útvonal, formula és dokumentáció.
- Alapvető képesség a minőségbiztosítási igazolások megszerzéséhez
- Nyomon követés a műtőben
A nyomonkövetési projekt következő fázisa a műtéti eszközök GS1 DataMatrix vonalkóddal történő azonosítása. Ahogy a termékeket leolvassák a műtéti használathoz, az információ megjelenik a kórház leltárrendszerében és az EMR rendszerben is.
Ma már a műtéti eljárás során alkalmazott eszközök és termékek azonosítási információi megjelennek és visszakereshetőek a beteg elektronikus kartonján. Ez az új megoldás segítette a kórházat a betegszintű nyomon követés bevezetésében. A kórház a lot szám és lejárati dátum alapján megvizsgálhatja és ellenőrizheti az egyes betegek kezelése során használt eszközöket.
A szerzőről
Nilson Gonçalves Malta, az Albert Einstein Izraelita Kórház automatizációs vezetője